L'organizzazione di un evento aziendale può rivelarsi un'esperienza incredibilmente stressante, mettendo alla prova anche i più esperti professionisti del settore.
Dall'idea iniziale alla sua realizzazione pratica, ogni fase del processo richiede attenzione ai dettagli, pianificazione strategica e coordinamento.
La pressione di offrire un'esperienza impeccabile ai partecipanti, rispettando allo stesso tempo budget e tempistiche, può provocare notti insonni e momenti di tensione.
Mantenere il giusto equilibrio tra aspettative elevate e risorse limitate può, infatti, generare un carico emotivo considerevole.
Ecco allora 8 consigli per aiutarti a ridurre lo stress durante l’organizzazione di un evento aziendale.
1. Organizza e pianifica in anticipo
La pianificazione anticipata è fondamentale per evitare il panico e lo stress dell'ultimo minuto. Crea un piano dettagliato ma flessibile per ogni evento, stabilendo scadenze realistiche e assegnando compiti specifici ai membri del tuo team. Organizza le tue attività in modo che ci sia un equilibrio tra le scadenze e il tempo per il riposo e il recupero.
Dopo qualche evento riconoscerai dei pattern: questi ti aiuteranno ad avere un processo più o meno replicabile, riducendo di molto la decision fatigue, ovvero la fatica di prendere ogni volta una nuova decisione da zero.
Prova a creare dei processi replicabili aiutandoti con checklist, software di project management e dove puoi automatizza.
2. Delega i compiti
Non cercare di fare tutto da solə. Impara a delegare compiti ai membri del tuo team in base alle loro competenze e capacità.
Condividere il carico di lavoro, non solo ti aiuterà a gestire meglio lo stress, ma permetterà anche al tuo team di crescere e assumersi la responsabilità dei propri compiti.
Sai cosa accade quando non deleghi? Il tuo team potrebbe non sentirsi all’altezza e non sviluppare un approccio proattivo nella gestione dell’evento, sapendo che ci sarai sempre tu a preoccuparti di tutto.
3. Pratica la gestione del tempo
Il tempo è una risorsa preziosa per gli event manager. Impara a gestire il tuo tempo in modo efficiente, stabilendo priorità, utilizzando strumenti di gestione del tempo e imparando a dire "no" quando necessario. Fai delle pause regolari per recuperare le energie e ridurre lo stress accumulato.
Durante le pause, prova a ricaricarti con una passeggiata al parco, ascoltando la tua musica preferita, muovendo il corpo ma anche chiudendo gli occhi per un power nap di 15/20 minuti.
4. Cura il tuo benessere
Prenditi cura di te stessə sia fisicamente che mentalmente: fai esercizio regolarmente, segui una dieta equilibrata e assicurati di riposare abbastanza ore la notte. Trova attività che ti rilassano, come lo yoga, la meditazione o un hobby che ti appassiona. Investi tempo nelle relazioni personali e sociali, che possono essere un'importante fonte di sostegno.
La chiave è riconnetterti con te stessə, ascoltare i tuoi bisogni e cercare nutrimento: dalle relazioni, dal cibo, dalle attività che ami, dal movimento fisico, dall’arte, da una lettura e in generale da tutto ciò che senti ti possa fare bene nel lungo periodo.
5. Crea una rete di supporto
Trova colleghi o altri event manager con cui condividere le tue esperienze e preoccupazioni. Partecipare a gruppi di networking o associazioni professionali, può darti l'opportunità di connetterti con persone che comprendono le sfide del tuo lavoro. Condividere le esperienze e le strategie per gestire lo stress può essere estremamente utile e può far sentire te e il tuo team meno soli.
6. Definisci e stabilisci confini chiari
È importante stabilire dei confini chiari tra il lavoro e la vita personale.
Cerca di evitare di portare il lavoro a casa con te e dedica del tempo di qualità a te stesso e alle persone care.
Non solo: impara a mettere i confini quando senti che - anche sul lavoro - alcune persone drenano la tua energia.
Molte volte, per essere gentili, rimaniamo ad ascoltare persone che si lamentano di continuo, che fanno pettegolezzi e che riempiono la nostra testa di cose che non ci nutrono.
Saper essere assertivə e gentilmente mettere i confini è un grandissimo aiuto in qualsiasi contesto professionale. Questo non significa non essere di supporto, ma sentire quando abbiamo spazio per gli altri e quando invece non ne abbiamo, significa dunque riconoscere i meccanismi che scaricano la nostra energia.
7. Riconosci i segnali di stress e burnout
Inizia ad imparare a leggere i segnali dello stress prima di finire in burnout: non è qualcosa di automatico ma si può imparare. Se ti senti sopraffattə, esaustə o emotivamente stancə, prenditi il tempo per riconnetterti con te stessə. Chiedi aiuto quando ne hai bisogno e considera l'opportunità di consultare un professionista per il supporto psicologico, se necessario.
8. Trova un fornitore affidabile per la gestione tecnica degli eventi
Uno degli elementi che fa la differenza durante l’organizzazione di un evento aziendale è il sapere di poter contare su un fornitore affidabile, con tanti anni di esperienza e sensibile verso la tematica del lavoro sostenibile.
Delegare ad un solo fornitore di cui ti fidi la gestione tecnica dell’evento, che sia in presenza oppure in formato ibrido/virtuale, significa ridurre considerevolmente lo stress e il rischio di burnout.
Scegliere un fornitore davvero esperto significa, dopo i primissimi eventi insieme, avere qualcuno che conosce la tua organizzazione e le sue esigenze e che sa anticipare le soluzioni per evitare di “andare in emergenza” il giorno dell’evento.
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Conclusioni
L'organizzazione di un evento aziendale non deve necessariamente tradursi in settimane di stress e notti insonni. Con una pianificazione attenta, la definizione di obiettivi chiari, la collaborazione e l'uso delle giuste risorse, puoi affrontare il processo in modo più efficace.
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