Agenzia di Eventi Virtuali e Ibridi: quali caratteristiche dovrebbe avere

Sei in cerca di un’agenzia per organizzare i tuoi eventi virtuali e ibridi? Accertati che abbia queste caratteristiche per realizzare eventi memorabili ed efficaci

Le agenzie di eventi virtuali e ibridi sono spuntate come funghi negli ultimi due anni, anche a causa dell’aumento esponenziale della domanda in questo settore. 

L’emergenza sanitaria che stiamo tuttora affrontando ci ha spinto a riconsiderare il modo in cui finora siamo stati abituati ad incontrarci durante gli eventi dal vivo, dando ampio spazio alla digitalizzazione, con soluzioni ibride che hanno visto gli eventi spostarsi su canali virtuali.

Di conseguenza, all’aumentare della domanda è aumentata anche l’offerta di questo tipo di servizio. 

Ma non tutti sono in grado di offrirlo garantendo un risultato ottimale. 

Vediamo perché, quali sono le differenze tra un’agenzia di eventi virtuali e ibridi specializzata e una improvvisata, quali rischi si corrono affidandosi a un team senza la giusta professionalità ed esperienza. 

Agenzia di eventi virtuali e ibridi: come scegliere quella giusta

Il primo aspetto da valutare quando si sceglie l’agenzia di eventi virtuali, ibridi e in presenza, è la formazione del team e l’esperienza nel settore: come dicevamo, molti si sono lanciati in questa nicchia di mercato a capofitto, fiutando l’opportunità offerta dal momento storico ma senza avere reali competenze, né l’esperienza in materia di organizzazione eventi.

Il primo consiglio per verificare l’affidabilità di un’agenzia di eventi è quello di controllare le testimonianze e verificare le referenze: avere la certezza che l’agenzia abbia già organizzato eventi di un certo tipo e che i clienti siano rimasti soddisfatti al punto da lasciare una recensione positiva sulle varie piattaforme (Google, Facebook, TrustPilot etc.) è già un segnale di affidabilità.  

In caso contrario, il rischio è quello di trovarsi a lavorare con un team poco competente e senza esperienza, avendo come risultato un evento improvvisato in cui è facilissimo che qualcosa vada storto. Vediamo insieme quali sono i rischi principali.

I rischi legati all’organizzazione eventi con un’agenzia “improvvisata”

I rischi principali sono di due tipi: di carattere tecnico e relativi ai format. 

Nel primo ambito rientrano problemi legati non solo all’inesperienza, ma anche ad una dotazione tecnica inadeguata, come:

• connessione lenta o scadente per le dirette
• server non sufficientemente potenti da supportare il numero di utenti collegati 
• cattiva qualità della trasmissione, sia video che audio 
• impossibilità di interagire per e con il pubblico 

Questi dettagli di carattere tecnico sono spesso sottovalutati da chi ha poca esperienza nell’organizzazione di eventi virtuali, ma sono invece aspetti fondamentali per garantire che l’evento vada bene, soprattutto durante la diretta.

Altro aspetto ancor più subdolo, ma non per questo meno importante, riguarda format e tone of voice scelti per l’evento, con tutta la relativa comunicazione che ruota intorno ad esso. 

L’inesperienza nell’organizzazione di eventi in formato virtuale o ibrido porta spesso a trascurare l’influenza che il mezzo e il canale hanno sul messaggio e sulla comunicazione stessa.

Quelli che possono sembrare dettagli si rivelano invece dei punti cruciali importantissimi per garantire il successo di un evento. Facciamo qualche esempio pratico:

• i tempi di un evento digitale saranno per forza di cose diversi rispetto a quelli da un evento dal vivo. Non essendoci la dimensione fisica, è lecito aspettarsi, ad esempio, una soglia di attenzione molto più bassa da parte degli ospiti, così come un maggior numero di distrazioni esterne, per cui diventa fondamentale accorciare i tempi di ciascun intervento per evitare noia e abbandoni
• il linguaggio e gli strumenti di comunicazione devono allo stesso modo essere adeguati ad un canale e ad un piano comunicativo differente. Soprattutto è importante considerare il diverso ruolo giocato dai supporti visivi e in generale di tutti i contenuti, che andranno concepiti e realizzati in forme specifiche, destinate alla presentazione virtuale

La comunicazione dell’evento è un altro aspetto che cambia radicalmente, adeguandosi al nuovo formato virtuale. La comunicazione legata ad un evento virtuale avverrà interamente in forma digitale, via mail e attraverso la creazione di un’area utente personalizzata, dove reperire contenuti e materiali preparatori, registrarsi, accedere all’evento, eventualmente lasciare anche il proprio feedback in fase di follow up. Anche durante l’evento la comunicazione dovrà adeguarsi al formato digitale. Sarà necessario implementare strumenti di partecipazione e feedback come instant poll, che sostituiscono la tradizionale alzata di mano, oppure di breakout room per il lavoro in gruppi ristretti. Indispensabile anche l’apporto di una regia televisiva, in grado di dare ritmo e scandire i tempi dell’evento.

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Anche se sei consapevole di tutti questi dettagli e credi di poter organizzare un evento digitale in autonomia, rischiare non è mai saggio.

Innanzitutto perché non puoi pensare di fare tutto da solo, quindi avrai bisogno di un team qualificato che sia in grado di supportarti nell’organizzazione del tuo evento, e in secondo luogo perché un evento digitale richiede la giusta attrezzatura, le giuste competenze e una formazione costante sulle ultime novità, i trend di settore e gli aggiornamenti tecnologici, cosa che solo una squadra di professionisti può garantirti. 

Affidati all’esperienza di Digital Sustainability per organizzare il tuo evento virtuale: contattaci e raccontaci le tue esigenze, siamo qui per aiutarti!

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