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title: "Agenzia di Eventi Virtuali e Ibridi: quali caratteristiche dovrebbe avere"
description: Cerchi un’agenzia per organizzare i tuoi eventi virtuali e ibridi? Accertati che abbia queste caratteristiche per realizzare eventi memorabili ed efficaci
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# [Agenzia di Eventi Virtuali e Ibridi: quali caratteristiche dovrebbe avere](https://blog.digital-sustainability.it/agenzia-di-eventi-virtuali-e-ibridi)

 Scritto da [Digital Sustainability](https://blog.digital-sustainability.it/author/digital-sustainability) | 6-dic-2021 8.15.00

## Sei in cerca di un’agenzia per organizzare i tuoi eventi virtuali e ibridi? Accertati che abbia queste caratteristiche per realizzare eventi memorabili ed efficaci

Le [agenzie di eventi virtuali e ibridi](https://www.digital-sustainability.it/) sono spuntate come funghi negli ultimi due anni, anche a causa dell’aumento esponenziale della domanda in questo settore. 

L’emergenza sanitaria che stiamo tuttora affrontando ci ha spinto a riconsiderare il modo in cui finora siamo stati abituati ad incontrarci durante gli **eventi dal vivo**, dando ampio spazio alla **digitalizzazione**, con **soluzioni ibride che hanno visto gli eventi spostarsi su canali virtuali.**

Di conseguenza, all’aumentare della domanda è aumentata anche l’offerta di questo tipo di servizio. 

**Ma non tutti sono in grado di offrirlo garantendo un risultato ottimale. **

Vediamo perché, quali sono le **differenze** tra un’agenzia di eventi virtuali e ibridi specializzata e una improvvisata, quali **rischi** si corrono affidandosi a un team senza la giusta professionalità ed esperienza. 

 

## Agenzia di eventi virtuali e ibridi: come scegliere quella giusta

Il primo aspetto da valutare quando si sceglie l’agenzia di eventi virtuali, ibridi e in presenza, è la **formazione del team e l’esperienza nel settore**: come dicevamo, molti si sono lanciati in questa nicchia di mercato a capofitto, fiutando l’opportunità offerta dal momento storico ma senza avere reali competenze, né l’esperienza in materia di organizzazione eventi.

Il primo consiglio per verificare **l’affidabilità di un’agenzia di eventi **è quello di controllare le testimonianze e** verificare le referenze**: avere la certezza che l’agenzia abbia già organizzato eventi di un certo tipo e che i clienti siano rimasti soddisfatti al punto da lasciare una recensione positiva sulle varie piattaforme (Google, Facebook, TrustPilot etc.) è già un segnale di affidabilità.  

In caso contrario, il rischio è quello di trovarsi a lavorare con un **team poco competente e senza esperienza, **avendo come risultato un evento improvvisato in cui è facilissimo che qualcosa vada storto. Vediamo insieme quali sono i rischi principali.

 

## I rischi legati all’organizzazione eventi con un’agenzia “improvvisata”

I **rischi principali sono di due tipi: di carattere tecnico e relativi ai format. **

Nel primo ambito rientrano problemi legati non solo all’inesperienza, ma anche ad una **dotazione tecnica inadeguata**, come:

- connessione lenta o scadente per le dirette
- server non sufficientemente potenti da supportare il numero di utenti collegati 
- cattiva qualità della trasmissione, sia video che audio 
- impossibilità di interagire per e con il pubblico 

Questi** dettagli di carattere tecnico sono spesso sottovalutati **da chi ha poca esperienza nell’organizzazione di eventi virtuali, ma sono invece aspetti** fondamentali per garantire che l’evento vada bene, **soprattutto durante la **diretta**.

Altro aspetto ancor più subdolo, ma non per questo meno importante, riguarda f**ormat e *tone of voice* scelti per l’evento,** con tutta la relativa comunicazione che ruota intorno ad esso. 

L’inesperienza nell’organizzazione di eventi in formato virtuale o ibrido porta spesso a trascurare** l’influenza che il mezzo e il canale hanno sul messaggio** e sulla comunicazione stessa.

Quelli che possono sembrare dettagli si rivelano invece dei punti cruciali importantissimi per garantire il successo di un evento. Facciamo qualche esempio pratico:

- **i tempi di un evento digitale **saranno per forza di cose diversi rispetto a quelli da un evento dal vivo. Non essendoci la dimensione fisica, è lecito aspettarsi, ad esempio, una **soglia di attenzione molto più bassa **da parte degli ospiti, così come un maggior numero di distrazioni esterne, per cui diventa fondamentale accorciare i tempi di ciascun intervento per evitare noia e abbandoni
- **il linguaggio e gli strumenti di comunicazione **devono allo stesso modo essere adeguati ad un canale e ad un piano comunicativo differente. Soprattutto è importante considerare il **diverso ruolo giocato dai supporti visivi** **e in generale di tutti i contenuti, **che andranno concepiti e realizzati in forme specifiche, destinate alla presentazione virtuale

**La comunicazione dell’evento **è un altro aspetto che cambia radicalmente, adeguandosi al nuovo formato virtuale. La comunicazione legata ad un evento virtuale avverrà interamente **in forma digitale, via mail e attraverso la creazione di un’area utente personalizzata, **dove reperire contenuti e materiali preparatori, registrarsi, accedere all’evento, eventualmente lasciare anche il proprio feedback in fase di follow up. Anche **durante l’evento** la comunicazione dovrà adeguarsi al formato digitale. Sarà necessario implementare strumenti di partecipazione e feedback come ***instant poll***, che sostituiscono la tradizionale alzata di mano, oppure di ***breakout room*** per il lavoro in gruppi ristretti. Indispensabile anche l’apporto di una** regia televisiva, **in grado di dare ritmo e scandire i tempi dell’evento.

#### >> Leggi anche: ["](https://blog.digital-sustainability.it/5-consigli-per-organizzare-un-evento-ibrido-senza-intoppi)[Eventi aziendali e Green Pass: gli Eventi Ibridi sono la scelta vincente](https://blog.digital-sustainability.it/eventi-aziendali-e-green-pass-eventi-ibridi)<https://blog.digital-sustainability.it/5-consigli-per-organizzare-un-evento-ibrido-senza-intoppi>["](https://blog.digital-sustainability.it/5-consigli-per-organizzare-un-evento-ibrido-senza-intoppi)[<<](https://blog.digital-sustainability.it/5-consigli-per-organizzare-un-evento-ibrido-senza-intoppi)

Anche se sei consapevole di tutti questi dettagli e **credi di poter organizzare un [evento digitale](https://blog.digital-sustainability.it/eventi-aziendali-digitali) in autonomia, rischiare non è mai saggio.**

Innanzitutto perché **non puoi pensare di fare tutto da solo**, quindi avrai bisogno di un **team qualificato **che sia in grado di supportarti nell’organizzazione del tuo evento, e in secondo luogo perché un evento digitale richiede la **giusta attrezzatura, le giuste competenze e una formazione costante** sulle ultime novità, i trend di settore e gli aggiornamenti tecnologici, cosa che solo una squadra di professionisti può garantirti. 

**Affidati all’esperienza di [Digital Sustainability ](https://www.digital-sustainability.it/)**per organizzare il tuo evento virtuale: contattaci e raccontaci le tue esigenze, siamo qui per aiutarti!

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