Come gestire il voto nelle assemblee dei soci in videoconferenza

Gestire il voto nelle assemblee dei soci in videoconferenza non è impossibile: basta sapere a quali aspetti prestare attenzione per rendere il voto valido ai fini legali

Gestire il voto nelle assemblee dei soci in videoconferenza è una delle necessità principali da remoto: soprattutto lo è nel caso di assemblee di bilancio o altre assemblee in cui ai soci è richiesto di esprimere il proprio parere attraverso un voto, segreto o per alzata di mano.

Il distanziamento sociale ci ha messo di fronte alla necessità di ripensare luoghi e spazi di incontro, spesso facendoci passare al virtuale: Zoom e le altre piattaforme di videoconferenza sono diventati strumenti professionali indispensabili, per organizzare meeting, riunioni interne e anche veri e propri eventi aziendali virtuali, non senza vantaggi. 

Quando si tratta di assemblee societarie di organizzazioni e/o cooperative la situazione però si complica, perché interviene una variabile non presente negli altri casi: la necessità di far esprimere un voto ai partecipanti e di validare quel voto dal punto di vista legale, cioè fare in modo che possa essere riconosciuto come valido dalla legge. 

Gestire il voto nelle assemblee dei soci con validità legale

Garantire la validità ai fini legali di un voto espresso da remoto e non in presenza fisica nell’ambito delle assemblee societarie richiede di soddisfare varie esigenze:

• che siano rispettate le corrette modalità di esercizio del voto a distanza
• che venga tutelata, laddove si tratti di voto segreto, la riservatezza del voto espresso
• che vengano messe in atto tutte le misure informatiche, tecniche ed organizzative adeguate  affinché la votazione avvenga in sicurezza

Al riguardo si è espresso in dettaglio il decreto Cura Italia (art. 106, decreto-legge n. 18 del 17 marzo 2020) di cui abbiamo parlato qui.

La conclusione è che non solo le votazioni durante le assemblee societarie possono avvenire da remoto, ma che queste possono anche avere valore legale, benché non esista ancora una certificazione che permetta di di attestarne in modo universale la validità - bisogna quindi procedere caso per caso. 

È interessante sapere che in merito si sono già espressi sia il Tribunale di Roma, con una sentenza a favore del voto da remoto tramite un software specializzato che costituisce di fatto un precedente, e il Garante della Privacy, che ha riconosciuto la segretezza del voto da remoto espresso tramite lo stesso software. 

Queste notizie ci suggeriscono che gestire il voto nelle assemblee dei soci in videoconferenza non è impossibile, basta sapere quali accorgimenti adottare. 

Vediamoli. 

Assemblee societarie: come garantire ai soci un voto legalmente valido

Gli accorgimenti da prendere riguardano principalmente 3 aspetti:

- la privacy del votante

- la verifica della sua effettiva identità

- la segretezza del voto espresso 

Per garantire che queste 3 esigenze siano soddisfatte è necessario quindi stabilire delle regole riguardanti l’accesso alla videoconferenza dell’assemblea societaria, l’accesso alla sessione di voto e l’espressione del voto stesso. 

Accesso alla videoconferenza: deve avvenire attraverso l’autenticazione di ciascun partecipante con credenziali univoche, cioè user e password fornite e/o verificate grazie al numero di telefono o a dati sensibili del votante (come il codice fiscale). 

Occhio alla privacy: dato che ai soci che partecipano e votano all’assemblea è richiesto di condividere dei dati personali, non ci si potrà esimere dai necessari adempimenti riguardanti il trattamenti dei dati personali secondo il GDPR.

Espressione del voto: la stessa procedura, se non addirittura con maggiori verifiche, dovrebbe essere messa in atto per l’accesso alla piattaforma di voto, a meno che non ci si rivolga ad un’agenzia specializzata in grado di integrare i due sistemi (software per il voto e software per la videoconferenza) consentendo quindi a ciascun votante l’accesso con un profilo user unico.

Ne abbiamo parlato qui.

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De Simoni si occupa di gestire tutte le fasi delle assemblee dei soci in videoconferenza, compreso il delicato momento della votazione online: grazie alla partnership con Eligo, software per il voto telematico approvato dal Tribunale di Roma e dal Garante della Privacy, De Simoni garantisce la validità delle votazioni societarie online sia per alzata di mano sia tramite voto segreto. 

L’esperienza del nostro team permette di coniugare le funzionalità di Eligo con quelle delle piattaforme di videoconferenza più utilizzate, indispensabili per una live interattiva che garantisca a tutti i soci diritto di parola, nonché con un servizio di regia televisiva che rende qualunque evento fruibile e piacevole anche per i partecipanti meno avvezzi allo strumento virtuale. 

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