Gli eventi aziendali sono un'opportunità eccezionale per le imprese di condividere informazioni importanti, promuovere la propria brand identity e creare connessioni significative con il proprio pubblico.
Uno degli elementi chiave per il successo di un evento è la presenza di speaker ben preparati, in grado di coinvolgere l'audience e trasmettere il messaggio desiderato.
Ecco 9 consigli utili per preparare al meglio gli speaker per i tuoi eventi aziendali:
- Definisci gli obiettivi dell'evento
Prima di tutto, è fondamentale avere chiari gli obiettivi del tuo evento aziendale.
Cosa vuoi raggiungere con questa conferenza o presentazione?
Qual è il messaggio principale che vuoi trasmettere?
Definire gli obiettivi ti aiuterà a selezionare gli speaker più adatti e a fornire loro le linee guida necessarie per la preparazione del discorso.
Facciamo un paio di esempi.
L’evento che stai organizzando è rivolto al tuo team e ha l’obiettivo di fare team building: sarà importante coinvolgere speaker adatti a facilitare la relazione, la collaborazione e il lavoro di squadra.
Ancora: stai organizzando un evento per fidelizzare la tua community. Se conosci la tua community saprai benissimo da quali persone amano farsi ispirare, e se non lo sai puoi chiederglielo grazie ai sondaggi sui social come Instagram o LinkedIn. - Scegli speaker esperti e rilevanti
La scelta degli speaker giusti è cruciale per il successo dell'evento. Cerca professionisti esperti nel settore e assicurati che gli speaker siano in grado di presentare in modo chiaro e coinvolgente, adattando il proprio stile di comunicazione all'audience di riferimento. Ricorda: è importante bilanciare le informazioni, e quindi la competenza del relatore, con il carisma, la capacità di coinvolgere, ispirare e intrattenere.
Un consiglio molto importante: non scegliere speaker solo in base alla loro “fama”. Molte volte un presentatore televisivo, un attore di cabaret non è adatto a tuttə. Tieni sempre a mente il tuo target e offri esperienze che siano “wow” per il tuo pubblico specifico. - Programma una riunione preliminare
Prima dell'evento, organizza una riunione preliminare con gli speaker per condividere gli obiettivi dell'evento, discutere dei dettagli pratici e fornire tutte le informazioni necessarie. Durante la riunione sarà importante ricordare allə speaker la visione e gli obiettivi dell’evento ma anche farlə sentire a suo agio così che possa esprimere al meglio il suo potenziale.
- Fornisci un brief dettagliato
Invia agli speaker un brief dettagliato che includa gli obiettivi dell'evento, il pubblico di riferimento, il tempo a disposizione per la presentazione e le linee guida necessarie. Assicurati di includere anche eventuali richieste specifiche, come l'uso di slide, contenuti audiovisivi o la partecipazione a una sessione di domande e risposte. - Collabora nella creazione del contenuto
Per garantire che il discorso degli speaker sia in linea con gli obiettivi dell'evento, collabora con loro nella creazione del contenuto. Chiedendo loro di inviare un'anteprima del discorso, potrai offrire feedback e suggerimenti per migliorarlo ulteriormente prima dell’evento. Questo non è sempre possibile, specie quando si ha a che fare con “artisti” ma si può comunque provare a chiedere qualche dettaglio in più. - Organizza prove generali
Prima dell'evento, pianifica delle prove generali per gli speaker. Questo ti permetterà di valutare la loro performance, fornire feedback costruttivi e affinare l'ordine di presentazione, il flusso delle idee e il tempismo complessivo. - Offri supporto tecnico
Assicurati che gli speaker abbiano tutto il supporto tecnico necessario per il loro intervento. Garantisci che i device audiovisivi e altre apparecchiature siano funzionanti e che ci sia personale tecnico a disposizione durante l'evento per risolvere eventuali problemi. - Promuovi la presenza degli speaker
Prima dell'evento, promuovi attivamente la presenza degli speaker sui canali di comunicazione aziendali. Questo contribuirà a creare aspettative positive tra i partecipanti e aumenterà l'interesse verso l'evento. - Fornisci supporto post-evento
Dopo l'evento, contatta gli speaker per ringraziarli e chiedere un feedback sulla loro esperienza. Questo ti aiuterà a migliorare le future edizioni dell'evento e a mantenere rapporti di collaborazione con professionisti del settore.
Conclusioni
Preparare al meglio gli speaker per gli eventi aziendali richiede tempo, attenzione ai dettagli e una buona comunicazione. Seguendo questi consigli, potrai offrire ai tuoi partecipanti speech coinvolgenti e memorabili che contribuiranno al successo complessivo dell'evento.
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