---
title: Come preparare speaker e partecipanti al tuo prossimo evento virtuale
description: "Preparare speaker e partecipanti al tuo evento virtuale è fondamentale per garantirne il successo: ecco una lista di cose da fare assolutamente"
image: https://blog.digital-sustainability.it/hubfs/IMG_4281.png
---

[eventi aziendali](https://blog.digital-sustainability.it/tag/eventi-aziendali) [eventi ibridi](https://blog.digital-sustainability.it/tag/eventi-ibridi) [sostenibilità](https://blog.digital-sustainability.it/tag/sostenibilità)

# Come preparare speaker e partecipanti al tuo prossimo evento virtuale

 Pubblicato il 18 febbraio 2022

**

![Come preparare speaker e partecipanti al tuo prossimo evento virtuale](https://blog.digital-sustainability.it/hubfs/IMG_4281.png)

### Preparare speaker e partecipanti al tuo evento virtuale è fondamentale per garantirne il successo: ecco una lista di cose da fare assolutamente 

Preparare speaker e partecipanti ad un evento digitale non è affatto banale. 

Molti ritengono, erroneamente, che **organizzare un evento virtuale sia uguale a organizzare un evento in presenza, **se non addirittura più semplice. 

Un errore comune che però nasconde tantissime insidie in fase di progettazione e realizzazione dell’evento, e può addirittura determinarne il fallimento. 

Vediamo perché e come prepararsi per evitarlo.

## Perché un evento digitale è molto diverso da un evento fisico

**Un evento digitale è qualcosa di completamente diverso rispetto ad un evento fisico.** “Trasporre” sul virtuale tutto ciò che prima avveniva in presenza richiede un vero e proprio **cambio di paradigma**, cambio che bisogna tenere in considerazione per evitare di fare **errori banali e, allo stesso tempo, fatali per la buona riuscita dell’evento. **

Anche se all’apparenza non ce ne accorgiamo o tendiamo a sottovalutare questa circostanza, sono molti gli aspetti e i punti di riferimento che cambiano in un evento digitale (rispetto ad un evento in presenza):

- il **contesto** non è più lo stesso, perché non si tratta più di un luogo fisico ma di un luogo virtuale, con i suoi pro e i suoi contro. 
- i** mezzi di comunicazione** non sono più gli stessi, perché interviene uno strumento di mediazione in più che è, appunto, il digitale, in tutte le sue declinazioni.
- Anche le **modalità di comunicazione** ne risultano influenzate e subiscono dei cambiamenti, che interessano diverse aree, dalla soglia dell’attenzione dei partecipanti al ruolo della comunicazione non verbale durante l’evento.

infine, anche i** tempi della comunicazione**, e quindi di svolgimento dell’evento, dovranno per forza di cose adeguarsi a tutti questi cambiamenti legati all’introduzione degli strumenti digitali, riducendosi o comunque adattandosi ai nuovi mezzi e contesti comunicativi.

[![Guida Eventi Ibridi](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/8989645/41353de9-fd58-432e-90c4-edfd53701030.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/8989645/41353de9-fd58-432e-90c4-edfd53701030)

## Come preparare speaker e partecipanti ad un evento digitale 

Fatta questa doverosa premessa, risulta chiaro che **un'adeguata formazione dei partecipanti, soprattutto gli speaker dell’evento, è indispensabile **per garantire uno svolgimento senza intoppi e una buona partecipazione di tutti, **da un punto di vista pratico, cognitivo e anche emozionale. **

Nessuno di questi aspetti deve essere trascurato nella preparazione di speaker e partecipanti ad un evento digitale.

Per questo motivo è buona pratica prevedere delle **sessioni di formazione one to one con i relatori e delle prove generali dell’evento,** momenti durante i quali dare a tutti la possibilità di testare gli strumenti tecnici a loro disposizione e mettere alla prova la loro abilità nell'utilizzo, in modo da fugare ogni dubbio ed evitare che qualcosa vada storto il giorno dell’evento. 

Vediamo insieme come mettere a punto un **percorso di formazione ad hoc che garantisca la soddisfazione dei partecipanti** e il successo dell’evento digitale: ecco i nostri **elenchi di cose da fare** per preparare da un lato gli speaker e dall’altro i partecipanti al tuo evento digitale.

### **Formazione di relatori e presentatori.**

Le preoccupazioni dei relatori sono generalmente piuttosto concrete e riguardano l’accesso e l’utilizzo della piattaforma, le modalità di comunicazione virtuale con organizzatori, relatori e pubblico, la preparazione tecnica necessaria al corretto svolgimento dell’evento. 

La **formazione di speaker, presentatori e moderatori**, dove presenti, richiede una serie di skill e competenze tecniche e una grande preparazione. Si tratta infatti di formare le persone dalle quali dipende, in larga parte, il successo del nostro evento. 

Ecco gli aspetti indispensabili a cui prestare attenzione: 

- organizzare incontri one to one con i relatori per spiegare il funzionamento della piattaforma
- condividere una scaletta dettagliata dell’evento e informare tutte le figure coinvolte (relatori, moderatori, speaker e anche i partecipanti) del ruolo delle varie figure che prenderanno parte agli eventi
- chiedere ai relatori di registrare una presentazione virtuale in video 
- supportare i relatori nella realizzazione dei contenuti (slides, presentazioni etc.) da utilizzare durante il loro speech virtuale 
- pianificare una simulazione di domande e risposte con relatori e moderatori 

### **Formazione e preparazione dei partecipanti. **

La formazione del pubblico, d’altra parte, non è meno importante. Se è vero che il successo dell’evento dipende dall’abilità di presentatori e relatori, è anche vero che **nessun evento può dirsi riuscito senza il plauso del pubblico. **

Ecco la to-do list da tenere presente per garantire una corretta preparazione dei partecipanti ad un evento digitale. 

- Informare chiaramente circa il giorno e l’ora di inizio dell’evento, se ci sono speech sovrapposti e date di scadenza (ad esempio riguardanti la registrazione all’evento);
- Inviare a tutti i partecipanti, per tempo, le informazioni necessarie ad accedere alla piattaforma e registrarsi, laddove necessario;
- Inviare un programma dettagliato dell’evento e tutti i materiali preparatori, rendendoli facilmente reperibili per i singoli partecipanti in un’area personale o tramite comunicazioni one-to-one, ad esempio via mail; 

- Assicurarsi che tutti i partecipanti sappiano come accedere e far funzionare la piattaforma virtuale scelta per l’evento e abbiano le dotazioni necessarie a partecipare pienamente (ad esempio una webcam e un microfono);
- Un vademecum per i partecipanti per offrirgli una panoramica delle funzionalità della piattaforma scelta, qualora questa preveda anche sessioni separate, networking e q&a;
- Impostare un flusso di email transazionali che confermano l’avvenuta registrazione e mandino promemoria periodici prima dell’evento, nonché informazioni successive alla sua conclusione (questo in base alla strategia di marketing scelta per l’evento nella fase di follow-up);
- Promuovere l’evento attraverso i canali social stimolando la partecipazione e l’interazione attraverso domande, commenti e contenuti ad hoc; 
- Inviare un questionario di gradimento a chiusura dell’evento per ricevere il feedback dei partecipanti sullo svolgimento dello stesso 

## Preparare speaker e partecipanti al tuo evento digitale: conclusioni 

Ora che sai quali sono i passi da fare per preparare speaker e partecipanti al tuo prossimo evento digitale, probabilmente avrai intuito anche che **non puoi fare tutto in autonomia: avvalerti di un team di professionisti ti garantisce tutto il supporto di cui hai bisogno** in ogni fase di organizzazione del tuo evento digitale, anche quella di preparazione degli ospiti. 

 

**Contattaci per una consulenza. **

> ##### [Stai cercando un partner tecnico per il prossimo Evento aziendale](https://www.digital-sustainability.it/eventi-digitali)? Scopri come possiamo aiutarti cliccando l'immagine qui sotto 👇

[![Organizza il tuo evento digitale o ibrido](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/8989645/18b25e58-dcf3-41da-b9d2-aecb4b475c02.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/8989645/18b25e58-dcf3-41da-b9d2-aecb4b475c02)

 

#### Raccontaci il tuo prossimo evento aziendale! Lascia un commento

#### ARTICOLI CORRELATI

[![De Simoni è la prima B Corp del settore eventi in Italia: Scopri il nostro percorso!](https://blog.digital-sustainability.it/hubfs/copertina%20blog.png)](https://blog.digital-sustainability.it/bcorp-service)

###### [De Simoni è la prima B Corp del settore eventi in Italia: Scopri il nostro percorso!](https://blog.digital-sustainability.it/bcorp-service)

 - luglio 25, 2024

[![Il Ruolo Cruciale degli Eventi CEO Town Hall per il perseguimento della visione aziendale](https://blog.digital-sustainability.it/hubfs/blog_2.png)](https://blog.digital-sustainability.it/eventi-ceo-town-hall)

###### [Il Ruolo Cruciale degli Eventi CEO Town Hall per il perseguimento della visione aziendale](https://blog.digital-sustainability.it/eventi-ceo-town-hall)

 - dicembre 30, 2023

[![Potenziare il Talento Aziendale: L'Importanza degli Eventi Interni di Formazione](https://blog.digital-sustainability.it/hubfs/blog_1.png)](https://blog.digital-sustainability.it/potenziare-il-talento-aziendale)

###### [Potenziare il Talento Aziendale: L'Importanza degli Eventi Interni di Formazione](https://blog.digital-sustainability.it/potenziare-il-talento-aziendale)

 - dicembre 28, 2023

#### ARTICOLI CORRELATI

#### ARTICOLI CORRELATI

### Ultimi articoli

[![New call-to-action](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/8989645/ea1b7ba2-601a-4f4c-80c9-13687d4f7594.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/8989645/ea1b7ba2-601a-4f4c-80c9-13687d4f7594)

### Tags

- [eventi aziendali (63)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/eventi-aziendali)
- [eventi ibridi (61)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/eventi-ibridi)
- [eventi virtuali (45)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/eventi-virtuali)
- [piattaforma eventi (30)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/piattaforma-eventi)
- [sostenibilità (18)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/sostenibilità)
- [assemblea soci (6)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/assemblea-soci)
- [assemblea di bilancio (3)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/assemblea-di-bilancio)
- [votazioni online (3)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/votazioni-online)
- [assistente di direzione (2)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/assistente-di-direzione)
- [consigli di amministrazione (2)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/consigli-di-amministrazione)
- [traduzione simultanea (2)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/traduzione-simultanea)
- [metaverso (1)](https://blog.digital-sustainability.it/tag/metaverso)

[Vedi tutto](https://blog.digital-sustainability.it/come-preparare-speaker-e-partecipanti-al-tuo-prossimo-evento-virtuale#)