I Consigli di Amministrazione online sono ormai diventati una necessità con cui aziende, cooperative e associazioni sono state chiamate a confrontarsi.
Definire obiettivi strategici, monitorare l’andamento della società e affrontare le sfide come quella rappresentata dal Covid: un consiglio di amministrazione non può esimersi dal lavorare su questi obiettivi, anche quando incontrarsi di persona non è possibile.
Ecco quindi che i Consigli di Amministrazione diventano virtuali: ma come?
Avviare una videoconferenza non basta per assicurare il successo di un consiglio di amministrazione online. Se ti stai ancora chiedendo:
allora sei nel posto giusto.
In questo articolo abbiamo raccolto alcune best practice per aiutarti ad organizzare un Consiglio di Amministrazione virtuale di successo.
Il principale vantaggio delle riunioni virtuali è indubbiamente quello di consentire il regolare svolgimento del CdA anche durante una pandemia mondiale.
Inoltre, lo svolgimento virtuale delle riunioni del CdA presenta dei vantaggi che vanno anche al di là della situazione contingente e che rendono quindi questa scelta percorribile anche in futuro, come alternativa alle riunioni in presenza:
Tuttavia, cambiando la cornice, ora virtuale, in cui si svolge la riunione, inevitabilmente cambiano anche la modalità di partecipazione dei membri, che si trovano a fare i conti con nuovi strumenti tecnologici e nuove esigenze, ad esempio relative a privacy e sicurezza.
Gli svantaggi dello strumento online riguardano:
Vediamo a questo punto come ovviare a questi svantaggi e massimizzare invece vantaggi e opportunità offerte dallo strumento virtuale.
Il primo passo per assicurarsi il successo di un Consiglio di Amministrazione online è scegliere la giusta piattaforma per la diretta. Ne abbiamo parlato qui.
In linea di massima la scelta della piattaforma dovrebbe avvenire in linea con le proprie esigenze (ad esempio il numero di partecipanti o l’esigenza di registrare la seduta) e il grado di “confidenza” dei partecipanti con lo strumento.
Assicurati che la piattaforma che hai scelto soddisfi le tue necessità: in caso contrario c’è sempre la possibilità di creare integrazioni con altri software, in modo da avere funzioni personalizzate. A questo punto potresti decidere di affidare la regia dell’evento ad un team di professionisti, per assicurarti che tutto fili liscio.
Il secondo passo riguarda la creazione di una board dell’evento, che ne scandisca in modo dettagliato tempi e fasi. Ecco alcuni consigli:
Il terzo consiglio riguarda il coinvolgimento dei membri: a distanza può essere difficile ricreare lo stesso clima di partecipazione e attenzione che si formerebbe naturalmente da vicino.
Ecco perché è necessario impostare le giuste strategie di conversazione per creare un’atmosfera produttiva. Qualche consiglio:
Infine, il quarto passo è documentare al meglio la riunione del Consiglio di Amministrazione online, creando dei verbali dettagliati e accurati del suo svolgimento.
Questa documentazione è di fondamentale importanza per tenere aggiornati i membri assenti, aiutare i futuri dirigenti del consiglio a prendere decisioni e come base informativa per le parti esterne, senza contare che hanno a tutti gli effetti una valenza legale in caso di complicazioni.
Seguendo scrupolosamente questi consigli e best practice ridurrai il “gap” rappresentato dalla distanza fisica, assicurandoti il successo dei Consigli di Amministrazione online.