Dalla convocazione alla votazione: le assemblee delle associazioni a distanza

Organizzare le assemblee delle associazioni a distanza è possibile, garantendo il rispetto della legge e il successo della riunione. Ecco come fare fase per fase, dalla convocazione alla votazione

Organizzare le assemblee delle associazioni a distanza richiede una certa preparazione: per fare in modo che tutto vada come previsto, è indispensabile curare ogni dettaglio, dalla convocazione alla votazione. 

La legge italiana, grazie al Decreto Cura Italia di cui abbiamo parlato qui, ha ormai da tempo autorizzato le società ad utilizzare strumenti di telecomunicazione per lo svolgimento delle assemblee societarie, purché vengano garantiti alcuni diritti, come quello alla partecipazione e al voto. 

Vediamo insieme come gestire le assemblee delle associazioni a distanza, dalla convocazione alla votazione. 

Assemblee delle associazioni a distanza: la convocazione

Il lavoro di organizzazione di un’assemblea a distanza inizia con la convocazione: in assenza di una specifica regolamentazione prevista dallo statuto, la convocazione in via telematica deve rispettare alcuni parametri: 

• specificare che la partecipazione all’assemblea avverrà esclusivamente per via telematica
• indicare il mezzo di telecomunicazione scelto (ad esempio la piattaforma di videoconferenza come Zoom) e le modalità di accesso previste, indicando ad esempio dove e quando l’utente riceverà le credenziali o il link per collegarsi alla riunione (ad esempio: via mail, un’ora prima dell’evento)
• indicare comunque il luogo fisico di svolgimento dell’assemblea (generalmente quello da cui si collega il presidente del CDA)
• stabilire come e quando trasmettere le eventuali deleghe dei soci 

La convocazione andrebbe inoltre inviata con il giusto anticipo, in modo da dare ai soci il tempo di organizzare la loro partecipazione.

Meglio ancora sarebbe inviare un promemoria il giorno prima dell’assemblea, per assicurare la massima partecipazione dei soci, nonché un ordine del giorno dettagliato e l’accesso ai vari documenti utili in fase di riunione, così da garantire che tutti arrivino preparati allo svolgimento dell’assemblea. 

Altri consigli al riguardo puoi leggerli in questo articolo dedicato ai Consigli di Amministrazione online. 

Assemblee delle associazioni a distanza: lo svolgimento 

Lo svolgimento è indubbiamente la fase più delicata delle assemblee delle associazioni a distanza, quella in cui bisogna lavorare per assicurarsi che non ci siano imprevisti. 

A questo proposito è indispensabile garantire un approccio collegiale, ovvero che permetta a tutti i partecipanti di interagire allo stesso modo, a prescindere dal fatto che si sta utilizzando un mezzo telematico: 

• tutti i partecipanti devono poter avere accesso ai documenti condivisi e partecipare pienamente alla discussione, prendendo parola laddove richiesto ed esercitando simultaneamente il loro diritto di voto; 
• il presidente deve poter accertare l’identità di tutti i partecipanti, oltre che la regolarità della costituzione e dello svolgimento, dell’assemblea, l’esito della votazione; 
• il segretario deve poter verbalizzare adeguatamente quanto avvenuto in sede di assemblea. 

Inoltre, è indispensabile prevenire problemi tecnici legati alla connessione o alla scarsa dimestichezza dei partecipanti con il software scelto e garantire una comunicazione fluida, assicurandosi che tutti conoscano e rispettino l’etichetta degli incontri virtuali. 

In che modo può aiutarti Digital Sustainability?

Digital Sustainability ti affianca durante tutta l’organizzazione e lo svolgimento delle tue assemblee societarie a distanza grazie a tecnologie all’avanguardia e ad un team di professionisti esperti in meeting virtuali. 

Affidandoti a Digital Sustainability potrai curare ogni dettaglio della tua riunione virtuale, a cominciare dall’invio dell’invito tramite posta elettronica fino alla mail di ringraziamento finale. 

Digital Sustainability cura la diretta online della tua assemblea societaria come se fosse un vero e proprio evento: il nostro servizio di regia televisiva permette di scandire tempi e momenti della riunione secondo una scaletta precisa, garantendo, al contempo, che tutti abbiano facoltà di intervenire. 

Prima dell’assemblea il nostro team verifica che tutti abbiano accesso alla connessione e siano in grado di unirsi alla diretta: per chi ha poca dimestichezza con gli strumenti tecnologici è possibile anche richiedere delle ore di formazione da remoto, in modo da garantire la partecipazione di tutti.

E per quanto riguarda le assemblee con votazione?

Assemblee delle associazioni a distanza: la votazione

Il decreto Cura Italia stabilisce che il voto possa avvenire sia in modalità telematica sia per corrispondenza, sia designando un rappresentante delegato.

In particolare, per quanto riguarda l’espressione del voto telematico, bisogna garantire: 

• il rispetto della privacy dei votanti, in caso di voto segreto 
• la trasparenza della votazione, quindi la sua validità ai fini legali

A questo scopo è indispensabile rivolgersi a professionisti in grado di assicurare un corretto svolgimento delle assemblee societarie e delle votazioni, valide ai fini legali.

 Digital Sustainability + Eligo?

Grazie alla partnership con Eligo, software per le votazioni online, Digital Sustainability è in grado di curare non solo la diretta dell’assemblea, ma anche il momento del voto, sia che si tratti di una votazione per alzata di mano, sia che si tratti di un voto segreto. 

Combinando l’utilizzo del software Eligo con gli strumenti di videoconferenza più diffusi, da Zoom a Google Meeting, Digital Sustainability garantisce che il voto espresso dai partecipanti sia valido ai fini legali: Eligo è stato infatti riconosciuto come uno strumento valido sia dal Tribunale di Roma, per quanto riguarda la validità legale del voto, sia dal Garante della Privacy per quanto riguarda il rispetto della segretezza del voto.