5 trend emergenti per gli Eventi da tenere sott'occhio

Il mondo degli eventi dal vivo sta attraversando profonde trasformazioni: ecco 5 trend emergenti da tenere sott’occhio, perché interessano il presente e il futuro del settore

l mondo degli eventi dal vivo è stato forse tra i più colpiti dall’attuale situazione pandemica.

Lockdown e distanziamento sociale hanno prima reso impossibile e poi reso molto più complicato incontrarsi, soprattutto quando si tratta di riunire tante persone provenienti da luoghi diversi in un’unica sala per assistere ad un evento.

Per fortuna però, il digitale ci è venuto in soccorso provando, nei limiti del possibile, a riempire il vuoto causato dall’emergenza sanitaria e dalle relative misure di sicurezza.

5 trend emergenti per gli eventi post-lockdown

Gli eventi hanno continuato a svolgersi, in modalità del tutto diverse rispetto al passato.

Il volto del settore, tuttavia, ne è uscito completamente cambiato: ecco allora 5 trend emergenti per gli eventi che si sono affermati durante questo periodo e che probabilmente diventeranno una costante nei prossimi anni. 

1. Partecipazione dal vivo limitata. 

La prima e più ovvia conseguenza del distanziamento sociale riguarda il numero di partecipanti che un evento può ospitare.

Prima non c’erano limiti alla partecipazione dal vivo degli ospiti, tranne quelli oggettivi legati alla capienza della sala e ai regolamenti di sicurezza. Adesso invece la partecipazione dal vivo è limitata dalla necessità di mantenere la distanza interpersonale. 

Un evento che prima ospitava 100 persone al chiuso, adesso può ospitare tra i 30 e i 50 partecipanti. Un cambiamento importante, che apre le porte a diverse soluzioni ibride per gli eventi, e del quale non si può non tenere conto, perché modifica anche l’appeal della partecipazione fisica all’evento. C’è infatti chi considera il viaggio solo come una spesa, di tempo ed economica, e preferisce quindi non spostarsi, e chi invece vede la possibilità di presenziare ad un evento dal vivo come un vantaggio esclusivo.

2. Emozioni come volano del coinvolgimento.

Da quando gli eventi si sono spostati sul digitale, anche la percezione del coinvolgimento degli utenti ne ha risentito.

Certo un conto è partecipare ad un evento all’interno di una sala gremita di persone, ben altra cosa è vivere l’evento da casa, assistendovi attraverso lo schermo di un computer.

Non è semplice replicare da remoto quel famoso campo energetico che si viene a creare tra le persone quando si riuniscono insieme in uno stesso posto.

Che fare allora?

Gli organizzatori di eventi dovranno trovare altre leve per sollecitare l’engagement dei partecipanti. Una buona idea è stimolare il coinvolgimento emotivo: le emozioni sono da sempre un grande volano della partecipazione e, venendo a mancare la dimensione sensoriale e di contatto, si rivelano ora il modo più adatto per oltrepassare i limiti imposti dal digitale, che se da un lato avvicina, abbattendo numerose barriere, dall’altro allontana, privandoci dell’incontro fisico. 

3. Avvento di nuovi format. 

Ecco allora che gli eventi assumono nuove forme e si sviluppano seguendo nuovi, prima inesplorati copioni.

Al “tradizionale” evento Full Remote, a cui siamo stati abituati durante il periodo di lockdown che impediva del tutto ogni incontro e spostamento fisico, si affiancano ora nuove modalità: dall’ibrido al phygital, gli organizzatori stanno studiando nuovi format per adattarsi alla nuova realtà e fare in modo che gli eventi restino un successo, garantendo partecipazione e coinvolgimento.

La modalità Hybrid è tra le più gettonate, perché consente di avere i relatori in presenza, una soluzione molto comoda da un punto di vista pratico, e garantisce la partecipazione del pubblico da remoto.

Questo format garantisce massima professionalità, grazie alla presenza di un vero e proprio set televisivo per gli speaker allestito e personalizzato, e coinvolgimento degli utenti, grazie alla possibilità di vedere i relatori parlare in una location predisposta per il meeting.

Il format Phygital prevede in aggiunta la presenza fisica di una piccola parte del pubblico, ideale da promuovere come esclusiva per gli eventi aziendali e come premium pass per gli eventi a pagamento. 

Questa modalità restituisce l'intensità e l'emozione dell'incontro, emozioni che arrivano efficacemente anche a chi partecipa a quello stesso evento da remoto.

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4. Rafforzamento delle regole.

L’utilizzo di questi nuovi format ibridi prevede però anche un rafforzamento delle regole di sicurezza.

Il primo e più importante obiettivo deve restare quello di tutelare la salute e la sicurezza di tutti i partecipanti. Ma non solo. Per il successo dell’evento, bisogna lavorare anche sulla “percezione” da parte degli ospiti di trovarsi realmente in un luogo sicuro, e che siano state prese tutte le precauzioni necessarie a garantire una partecipazione all’evento in totale sicurezza. 

Verifica del possesso del Green Pass, controlli della temperatura corporea all’ingresso, kit di disinfezione mani e di protezione, obbligo di mascherina e distanziamento sociale sono tutti accorgimenti indispensabili per garantire uno svolgimento dell’evento sicuro e senza intoppi, ed evitare allo stesso tempo problemi di natura giuridica. 

5. Contenuti sempre a disposizione.

La digitalizzazione offre anche un altro vantaggio: la possibilità di registrare l’evento in modo da renderlo disponibile anche in un secondo momento. 

Questo accorgimento si rivela particolarmente utile per chi è impossibilitato ad assistere all’evento in quel giorno specifico e potrà quindi “recuperarlo” in un secondo momento, ma anche in caso di eventi con più workshop in contemporanea: durante l’evento, ciascun utente dovrà sceglierne uno solo a cui partecipare, ma in un secondo momento, grazie alla registrazione della diretta, avrà la possibilità di assistere anche ai workshop delle altre sale, eventualmente pagando un sovrapprezzo. 

Le registrazioni inoltre consentono all’utente di consultare ogni intervento tutte le volte che lo desidera, utilissimo soprattutto in casi di eventi formativi per agevolare l’apprendimento e lo studio. 

La messa a disposizione dei contenuti non riguarda solo le registrazioni dell’evento: anche tutti gli altri materiali, dalle brochure informative alle presentazioni dei relatori possono (e anzi devono) essere digitalizzati e resi disponibili online, magari nell’area personale dell’utente, in modo da poter essere recuperati facilmente.

In questo modo si allunga la vita all’evento e si fa in modo che resti nella mente e nel cuore delle persone anche oltre il tempo del suo svolgimento, fisico e digitale.

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