Eventi aziendali e Green Pass: gli Eventi Ibridi sono la scelta vincente

Eventi aziendali e Green Pass: con la modalità ibrida è possibile realizzare eventi inclusivi in termini di sicurezza, senza escludere nessuno

Eventi aziendali e Green Pass: come cambia il mondo delle convention con l’avvento del certificato verde?

L’emergenza sanitaria prima e le regole legate al possesso e all’utilizzo del Green Pass poi hanno radicalmente stravolto il nostro modo di pensare e vivere gli eventi aziendali: nella prima fase siamo stati costretti a dire addio agli eventi in presenza, con le sale gigantesche piene di persone, i saluti, le strette di mano e gli abbracci.

Il digitale per fortuna ci è venuto in soccorso, consentendoci di far incontrare migliaia di persone completamente da remoto, grazie agli eventi Full Remote. 

Ora, con l’inizio delle vaccinazioni e l’arrivo del Green Pass, siamo pronti a fare il passo successivo verso un nuovo modo di guardare agli eventi: la modalità ibrida.

La normativa attuale per gli eventi in Italia

Attualmente in Italia è possibile organizzare eventi, congressi, fiere e convegni: dal 1° Luglio 2021 (il 15 giugno per congressi e fiere) il Governo ha dato il via libera alla ripresa di questa tipologia di eventi, seppure con delle regole di sicurezza ben precise, che continuano ad essere valide tuttora. Vediamo insieme quali sono.

Distanziamento sociale. 

Permane chiaramente la prima e più importante regola, quella del distanziamento sociale. La distanza minima di sicurezza deve essere di un metro, e gli organizzatori devono aver cura di organizzare gli spazi con l’apposita segnaletica per far capire agli ospiti in che modo muoversi e disporsi nelle sale, ad esempio alternando i posti a sedere. 

Catering e buffet.

Gli eventi che prevedono anche un servizio catering o buffet dovranno preferire gli spazi all’aperto, o in alternativa garantire la corretta aerazione. Lo spazio tra i tavoli dovrà essere di almeno 1 metro e le pietanze a buffet potranno essere consumate solo se servite ai tavoli o con porzioni monodose confezionate. 

Utilizzo dei dispositivi di protezione individuale.

Oltre all’obbligo di indossare la mascherina al chiuso e di predisporre una o più postazioni per l’erogazione di gel disinfettante, è obbligatorio anche procedere alla disinfezione dei dispositivi utilizzati dai relatori, come microfoni e computer. 

Altre norme igieniche.

Tra le altre norme igieniche e anti-contagio per eventi, fiere e congressi, si consiglia di: 

• far arieggiare gli spazi chiusi tenendo aperte il più possibile le porte e le finestre per favorire il ricambio d’aria
• utilizzare borse porta-abiti negli armadi e nei guardaroba per evitare il contatto tra i capi appartenenti a persone diverse 
• garantire una pulizia accurata degli ambienti 
• accertarsi che gli impianti igienico-sanitari e di aerazione siano adeguati alla capienza 
• formare adeguatamente il personale per consentire uno svolgimento in piena sicurezza dell’evento

Digitalizzazione di procedure e materiali. 

Tutte le procedure e i materiali che possono essere fruiti anche in formato digitale dovranno essere digitalizzati: si va dal check-in digitale, con relativo tracking dei partecipanti fino a 2 settimane dopo l’evento, ai materiali preparatori per l’evento, da fornire in formato digitale anziché cartaceo.

Eventi dal vivo: i rischi di cancellazioni e perdite economiche

Se si potesse avere la certezza del successo dell’evento, ne potrebbe valere la pena. Purtroppo questa certezza non si ha mai, nel senso che non si può mai sapere quanti biglietti saranno staccati, quante persone parteciperanno all’evento e quale sarà quindi il ritorno economico di un’organizzazione tanto gravosa. 

Tanto più in questo periodo storico, in cui i rischi di cancellazioni e disdette sono ai massimi storici, data l’incertezza costante legata alla possibilità di viaggiare e spostarsi nonché al proprio stato di salute: il rischio che l’evento si dimostri un flop è ora come ora più concreto che mai. 

Ecco perché molte aziende stanno abbandonando l’idea di tornare agli eventi dal vivo, che si rivelano poco sostenibili da un punto di vista economico in questo momento, per prediligere una modalità più vicina alle esigenze di tutti, pubblico e organizzatori: l’evento ibrido. 

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Eventi aziendali e Green Pass: cosa cambia?

Il Green Pass è un certificato personale che attesta:

• l’avvenuta guarigione da Covid-19 con apposito test sierologico di verifica
• il completamento del ciclo vaccinale (doppia dose, tranne per il vaccino Johnson & Johnson che prevede una monodose)
• la negatività al virus tramite un tampone effettuato nelle ultime 48 ore e risultato negativo

Dallo scorso 5 agosto, il Green Pass è necessario in una serie di contesti: per viaggiare su alcuni mezzi pubblici, per mangiare al ristorante e anche per partecipare agli eventi in presenza. 

Si tratta quindi di un ulteriore tassello che va ad aggiungersi al complesso mosaico che, lentamente, ci sta riportando verso una normalità fatta di incontro fisico e condivisione. 

Eventi aziendali ibridi: la scelta vincente

La modalità ibrida è la scelta migliore per gli eventi che si svolgeranno in questa fase di transizione, perché:

• permette di avere i relatori in presenza garantendo il perfetto svolgimento dell’evento grazie all’allestimento di un vero e proprio set e alla regia televisiva
• riduce i rischi legati alla salute consentendo al pubblico di partecipare in sicurezza da remoto, semplicemente accendendo la webcam 
• non esclude nessuno, anche chi, per ragioni diverse, non ha un Green Pass valido

Ma non solo.

La formula ibrida consente anche di risparmiare, abbattendo i costi legati all’organizzazione fisica dell’evento aziendale, come l’affitto della location o il catering, re-investendo quel capitale in nuove tecnologie certamente indispensabili negli anni futuri.

Infine, ultimo ma non meno importante vantaggio, la modalità Ibrida permette di tutelare l’ambiente riducendo in maniera sensibile gli spostamenti e abbassando l’impronta di emissioni di CO2. 

Che tu abbia scelto di organizzare un evento Full Remote o Ibrido, l’importante è affidarsi a dei professionisti del digitale.

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