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Eventi aziendali inclusivi: come orientarsi in fase di pianificazione.

Pubblicato il 6 settembre 2022

Una delle grandi sfide che le organizzazioni hanno di fronte ogni giorno è quello di mettere le persone e i loro bisogni specifici al centro delle loro scelte, attraverso un atteggiamento empatico.

Gli eventi sono un ottimo banco di prova. 

Stranamente, per molte persone, la prima cosa che viene in mente quando pensano all'inclusività è la razza o l'etnia. Forse è a causa dello stato attuale delle cose, ma come professionista del settore degli eventi, vorremmo che tu ampliassi i tuoi orizzonti e che pensassi a tutte le altre diverse categorie come genere, lingua, religione, abilità, orientamento sessuale e altro ancora. L'elenco è infinito. Se iniziamo a interagire con una varietà di persone, gli eventi che pianifichiamo possono toccare più vite e aiutare a diffondere i nostri messaggi a un pubblico più ampio.

Guida Eventi Ibridi

 

Come gli eventi possono essere più inclusivi

Ci sono una serie di cose diverse che è possibile tenere in considerazione in fase di pianificazione del tuo evento nell’ottica di renderlo più inclusivo. 

La prima cosa da fare sarebbe dare l'esempio. Scegli quindi con cura un team di persone diverse che possono contribuire portando le loro esperienze per dar forma all'evento. Avere la possibilità di dare ascolto ad una varietà di voci in fase di creazione di un'esperienza, permette di dar vita a un ambiente che semplicemente non può essere ritenuto falso. I tuoi partecipanti si accorgeranno dell’impegno per un evento autentico e davvero inclusivo. 

Inoltre, saper coinvolgere stakeholder a loro volta inclusivi e portatori di valori umani significativi, darà spessore all’evento che stai organizzando.



Come promuovere la diversità e l'inclusione negli eventi

A seconda dello scopo, offrire esperienze di vario genere è una delle buone pratiche per essere inclusivi.

Impegnarsi per cogliere le esigenze intellettuali e di intrattenimento dei vari segmenti di target presenti è un fattore fondamentale per riuscire a creare un reale coinvolgimento dei partecipanti e trasformarli da semplici spettatori ad attori attivi dell’evento. 

Un altro modo per promuovere l’inclusione è quello di mettersi nei panni delle persone e riuscire a cogliere le loro specificità: 

  • offrire menù specifici per chi predilige un’alimentazione vegetale e per chi è intollerante ad alcuni ingredienti,
  • ticket agevolati per alcune categorie di persone (come gli studenti), 
  • possibilità di rateizzare il prezzo dei biglietti per permettere la partecipazione anche di chi sta affrontando difficoltà economiche, 
  • prevedere un servizio di animazione / baby sitting per i partecipanti con figli
  • scegliere location conformi alla normativa sull’abbattimento delle barriere architettoniche (L. 104/92), 
  • prevedere figure specializzate per l’accompagnamento di persone con disabilità,
  • prevedere il servizio di interpretariato della lingua dei segni per persone non udenti, 
  • prevedere la traduzione simultanea, 
  • aggiungere la diretta streaming per raggiungere un pubblico più ampio (persone che per qualsiasi motivo non posso fisicamente spostarsi)

 

In che modo un linguaggio inclusivo in fase di promozione pre-evento può influire sull'affluenza all’evento stesso

La comunicazione pre-evento è fondamentale sia per rafforzare il proprio messaggio ma anche per far comprendere alle persone se l’evento terrà in considerazione le loro esigenze. Un modo per non dimenticare nulla e tenere davvero in considerazione le esigenze di tutti è quello di creare una sezione del sito con le FAQ (domande frequenti) e distribuire una survey per raccogliere spunti, preferenze e bisogni dei potenziali partecipanti. Costruire l’evento sulla base delle esigenze espresse dal pubblico potenziale significa renderlo davvero inclusivo. Nelle survey pre-evento alcune domande importanti potrebbero riguardare esigenze molto specifiche come quelle alimentari, o legate ad aspetti particolari sulla salute ma anche domande aperte su ciò che le persone desiderano come ad esempio: “cosa renderebbe l’evento speciale dal tuo punto di vista?”

Il linguaggio inclusivo nella comunicazione pre-evento sarà uno dei fattori che mostrerà l’impegno della tua organizzazione nel voler diffondere un messaggio autentico e farà la differenza: il pubblico sarà variegato e apprezzerà ogni dettaglio volto ad includerlo.

 

Come gli eventi possono essere più accessibili

Un aspetto chiave della pandemia è stato l'aumento di eventi virtuali o ibridi. Molte volte, i costi di viaggio, il tempo trascorso lontano dalla famiglia e dal lavoro, o problemi di salute possono tenere i partecipanti interessati lontani dagli eventi. Consentire alle persone di partecipare a sessioni specifiche da remoto e offrire prezzi differenziati per diversi livelli di registrazione, aiuta ad estendere l'evento a una fascia demografica più ampia. Garantire a più persone di partecipare mentre si trovano nella loro zona di comfort permette loro di far propri ancor meglio i tuoi messaggi.

 

In che modo il divario digitale gioca un ruolo attivo nell’indirizzare la partecipazione agli eventi virtuali e/o ibridi

Sottolineiamo un altro aspetto della nostra società e che la pandemia ha evidenziato: il divario digitale. Molte persone danno per scontati Internet e i dispositivi elettronici. 

Eppure il digitale non è percepito allo stesso modo da tutte le generazioni (e questo è stato evidente durante la pandemia, dove specialmente il settore scolastico è andato in difficoltà).

Questo significa che, nel caso la tua organizzazione opti per una soluzione per lo più digitale del proprio evento, offrire supporto e assistenza a relatori e partecipanti per l’uso della piattaforma scelta per l’evento può rappresentare un elemento cruciale per renderlo fruibile in maniera paritaria da tutte le persone coinvolte. Ed è per questo che in Digital Sustainability mettiamo a disposizione dei nostri clienti la possibilità di far fare delle prove sia ai relatori che ai partecipanti oppure consigliamo di creare un video tutorial con la spiegazione delle varie funzionalità dedicato ai partecipanti, specie quando i numeri sono elevati.

 

Conclusioni

Alla fine dei conti, la cosa migliore che le nostre organizzazioni e aziende possono fare è invitare tutte le persone a far parte del percorso verso l'inclusività chiedendo un atteggiamento propositivo che può portare a idee e soluzioni creative ed innovative. Quanto più le aziende sono inclusive, tanto più ciò consente di far conoscere un numero sempre maggiore di storie ed esperienze. 

E non scoraggiarti se non hai seguito alcune di queste best practice, puoi comunque iniziare a fare la differenza a partire da oggi. 

Stai pensando di organizzare un evento sostenibile ed inclusivo per la tua organizzazione?

Richiedi una prima chiacchierata con il team di Digital Sustainability e raccontaci l’idea di evento che hai in mente! Non vediamo l’ora di supportare la tua organizzazione.

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