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Eventi aziendali virtuali, cosa ci ha insegnato il 2020

Pubblicato il 10 marzo 2021
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Possiamo trarre interessanti insegnamenti da questo 2020 all’insegna degli eventi aziendali virtuali

Il distanziamento sociale imposto durante il 2020 ha cambiato le regole del gioco per tutti, ma in particolar modo ha modificato in maniera radicale l’organizzazione eventi, dai grandi eventi aziendali alle piccole assemblee di soci.

Come?

Scopriamo insieme cosa ci ha insegnato quest’anno di eventi virtuali e quali vantaggi possiamo trarre dall’esperienza che tutti, volente o nolente, abbiamo fatto in questi 12 mesi di lockdown e distanziamento.

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Dal fisico al virtuale: come è cambiata la gestione degli eventi

Per fortuna, se dal punto di vista umano il Covid ci ha colti impreparati non si può dire lo stesso dal punto di vista tecnologico: la tecnologia che oggi ci permette di organizzare eventi online, anche di ampia portata, era disponibile ben prima dell’avvento del virus, solo che nessuno aveva mai pensato ad usarla. 

O meglio, ci avevano pensato in pochi: vuoi perché il fascino e le emozioni dell’evento in presenza sono ineguagliabili, vuoi perché non c’era necessità per cambiare. 

Il Covid con tutte le conseguenze del caso ha semplicemente creato un’occasione per affinare tecniche e strumenti digitali che oggi ci permettono di far andare avanti le nostre vite professionali (e non solo) attraverso il virtuale. 

La digital transformation è ormai avviata e difficilmente si potrà tornare indietro: anche perché abbiamo scoperto che, in molti casi, avvalersi del supporto digitale per l’organizzazione di eventi da remoto conviene, e per diversi motivi. 

 

Eventi aziendali virtuali: cosa abbiamo imparato quest’anno?

Il primo indiscusso vantaggio degli eventi virtuali riguarda la sostenibilità: sostenibilità intesa non soltanto dal punto di vista ecologico, ma anche economico e sociale. Il motivo è semplice: oltre ad essere di fatto meno dispendioso e meno inquinante, evitando gli spostamenti fisici un evento virtuale è anche più inclusivo, perché permette a tutti di partecipare, anche a chi, per vari motivi, è impossibilitato a spostarsi. 

Convenienza e risparmio 

Una maggiore sostenibilità si traduce non solo in un risparmio interessante per l’azienda (quindi un ritorno sull’investimento maggiore), ma anche in una maggiore soddisfazione dei partecipanti. 

La prima lezione che abbiamo imparato quest’anno a proposito di eventi virtuali è che il format funziona e conviene, e probabilmente lo ripeteremo negli anni a venire, a prescindere dalle attuali restrizioni per vincere la battaglia contro la pandemia.

Partecipazione e inclusività

Gli eventi online organizzati nel 2020 hanno fatto registrare, in molti casi, cifre da capogiro: è il caso dell’assemblea di bilancio di Proges, di cui abbiamo parlato qui.

Soprattutto quando si parla di consigli di amministrazione e assemblee, spesso la partecipazione è molto ridotta: ma aprendo le porte del virtuale non ci sono più scuse, perché tutto quello che bisogna fare per prendere parte ad un evento è accendere il computer, senza doversi spostare fisicamente, perdere tempo e spendere soldi nel viaggio. La seconda lezione che abbiamo imparato è dunque che la formula virtuale o quantomeno ibrida aumenta la portata di un evento e quindi il coinvolgimento con l’azienda o organizzazione.

Digital data 

Altro aspetto da non sottovalutare è la possibilità di ricavare dati quantitativamente e qualitativamente superiori attraverso un evento online: ogni interazione è infatti registrata e diventa un’informazione preziosa.

Dal numero di partecipanti registrati, agli Instant Poll, dal voto (segreto o per alzata di mano) durante le assemblee societarie ai sondaggi di gradimento in fase follow up: tutto viene salvato e può essere consultato e utilizzato per vari scopi, dal marketing agli investimenti finanziari. 

La terza lezione dunque è questa: dagli eventi virtuali si possono trarre informazioni estremamente utili che, se ben sfruttate, possono rappresentare un vero e proprio vantaggio competitivo.

 

Eventi aziendali virtuali: come può aiutarti De Simoni

La soluzione Digital Sustainability De Simoni è la scelta più sicura e completa per l’organizzazione dei tuoi eventi aziendali virtuali. 

Grazie all’esperienza del nostro team tecnico, De Simoni cura il tuo evento in ogni minimo dettaglio, dalla fase di pianificazione e organizzazione fino alla fase di follow up, passando per un’esperienza live indimenticabile

Lo facciamo grazie a: 

  • format modulari e configurabili, altamente personalizzabili in base alle specifiche esigenze 
  • soluzioni tecnologicamente avanzate, come il servizio di regia che trasforma il tuo evento online in un vero e proprio format televisivo con tanto di scaletta dettagliata, intermezzi, jingle musicali, sottopancia, con in più il vantaggio di poter sfruttare strumenti interattivi come sondaggi, instant poll, reaction live e tanto altro 
  • assistenza tecnica dedicata e personalizzata durante tutta la durata dell’evento, per un evento senza stress in cui tutto fila liscio senza che tu debba preoccuparti di niente 

Perché Digital Sustainability?

Gli eventi così organizzati non sono più un semplice ripiego, ma una vera e propria alternativa agli eventi in presenza, che molti dei nostri clienti stanno già pensando di offrire come possibilità per chi desidera partecipare agli eventi senza spostarsi.

Gli eventi digitali De Simoni rispettano l’esigenza di sostenibilità a 360 gradi, perché:

  • riducono le emissioni di CO2 dell’80% circa, eliminando la necessità di spostamenti talvolta anche lunghi
  • riducono l’impatto economico dell’evento per l’azienda e per i partecipanti, perché eliminano la necessità di pagare catering, alberghi e viaggi sia per i relatori sia per gli spettatori 
  • sono inclusivi da un punto di vista sociale, perché consentono a tutti di poter partecipare all’evento anche se in quel momento non possono spostarsi fisicamente per causa di forza maggiore, abbattendo tutte le barriere legate alla mobilità.
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