Eventi dal vivo, ibridi o virtuali: cosa ci aspetta nel prossimo futuro

Dopo quasi due anni di adattamento all’emergenza sanitaria e al distanziamento sociale, occorre ripensare il futuro degli eventi. In modalità ibrida, la nuova normalità in questa fase di transizione

Eventi dal vivo, ibridi o virtuali?

Una cosa è certa: il futuro vedrà mescolarsi vecchie e nuove modalità di incontro in format per gli eventi assolutamente innovativi. 

In questi due anni, il digitale ha cambiato le nostre abitudini in modo profondo, soprattutto per generazioni come i Baby Boomers e la XGeneration. Persone che prima non andavano molto oltre un utilizzo basic del computer, si sono ritrovate ad affrontare la sfida quotidiana delle riunioni virtuali su Zoom e Teams. 

Gli strumenti tecnologici ci hanno in qualche modo salvato la vita, consentendoci di restare vicini laddove le regole di sicurezza ci volevano lontani.

Ma non solo: hanno anche aperto le porte a tantissime nuove opportunità per il mondo degli eventi, opportunità prima inimmaginate. 

Abbiamo perso tanto, ma abbiamo anche imparato tanto. 

È lecito quindi aspettarsi un futuro per il mondo degli eventi che tenga conto dei cambiamenti profondi che hanno attraversato questo settore (e le nostre vite): insomma, di sicuro non si tornerà indietro, e non è certo un male. È dai cambiamenti che nascono le migliori soluzioni.

Eventi dal vivo, ibridi o virtuali: i rispettivi punti di forza

Se è vero che niente è paragonabile all’esperienza fisica dell’incontro dal vivo, è vero anche che il passaggio al digitale ha permesso agli organizzatori di eventi di risolvere diverse problematiche e sfide dell’era pre-pandemia.

Un evento virtuale infatti è sostenibile a 360 gradi, cioè:

• inclusivo, perché elimina qualsiasi barriera fisica di accesso all’evento stesso (si pensi alle persone che, anche in via temporanea, sono impossibilitate a spostarsi)
• ecologico, perché riduce le emissioni di CO2 legate principalmente agli spostamenti e ai viaggi di ospiti e relatori
• economico, perché abbatte i costi legati all’organizzazione fisica dell’evento, come il servizio di catering o i pernottamenti degli ospiti 

Questo ha permesso a molte aziende di aggirare pain-point legati al budget, alle tempistiche e alle modalità di accesso, senza contare il beneficio indiscutibile per l’ambiente.

Come conciliare questi due aspetti degli eventi dal vivo e virtuali?

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Gli eventi ibridi saranno il new normal

L’utilizzo di questi nuovi format ibridi prevede però anche un rafforzamento delle regole di sicurezza.

Il primo e più importante obiettivo deve restare quello di tutelare la salute e la sicurezza di tutti i partecipanti. Ma non solo. Per il successo dell’evento, bisogna lavorare anche sulla “percezione” da parte degli ospiti di trovarsi realmente in un luogo sicuro, e che siano state prese tutte le precauzioni necessarie a garantire una partecipazione all’evento in totale sicurezza. 

Verifica del possesso del Green Pass, controlli della temperatura corporea all’ingresso, kit di disinfezione mani e di protezione, obbligo di mascherina e distanziamento sociale sono tutti accorgimenti indispensabili per garantire uno svolgimento dell’evento sicuro e senza intoppi, ed evitare allo stesso tempo problemi di natura giuridica. 

Il format d’elezione in questa nuova fase post-emergenza sarà quasi certamente quello dell’evento ibrido: una nuova normalità che prevederà la combinazione di elementi fisici e digitali all’interno di uno stesso evento, multi-esperienziale e multi-canale.

In che modo?

• attraverso la modalità Hybrid, che prevede l’organizzazione dell’evento in presenza con i soli relatori e la partecipazione del pubblico da remoto
• tramite la formula Phygital, che consente la partecipazione dal vivo ad una piccola porzione di pubblico, da selezionare in base a criteri di volta in volta diversi 

E i benefici di questi nuovi format per gli eventi?

Saranno indiscutibili. 

Da un lato, la modalità Hybrid consentirà di espandere il proprio pubblico anche oltre quelli che prima erano invalicabili limiti fisici, legati alla capienza della sala. Un evento digitale è accessibile ad un numero potenzialmente infinito di ospiti. 

D’altra parte, la modalità Phygital permette di offrire ad una porzione ristretta di pubblico la possibilità di assistere all’evento dal vivo, aprendo le porte ad ulteriori modalità di partecipazione e interazione. 

In entrambi i casi sarà possibile usufruire di un vero e proprio palco allestito per la diretta dell’evento, ampie possibilità di personalizzazione e una regia dedicata che lavora dietro le quinte per rendere l’evento godibile sia per il pubblico in sala che per il pubblico a casa. 

Inoltre, sarà possibile allungare la vita dell’evento, rendendo disponibile la registrazione della diretta e tutti i contenuti collegati anche in un secondo momento. 

Sfruttare il potere delle soluzioni ibride consentirà di trovare e percorrere nuove strade per il coinvolgimento, il networking e la formazione degli utenti. 

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