Budget per eventi ibridi: 7 elementi e suggerimenti da considerare

Parliamo di uno degli argomenti più temuti nel settore degli eventi: il budget degli eventi ibridi. Trattandosi di una fusione tra eventi in presenza e virtuali, gli eventi ibridi sono versatili e complessi da pianificare. Sebbene possano essere più costosi di quelli in presenza, ci sono anche molti modi in cui gli event manager possono risparmiare cifre importanti con un evento ibrido e ricavarne un profitto maggiore.

Quando si tratta di budget per eventi ibridi, lascia che il pubblico e gli obiettivi dell'evento siano la tua guida. Il tuo pubblico è costituito per la maggior parte da partecipanti in presenza o virtuali? Partecipano ai tuoi eventi per contenuti, opportunità di networking o innovazione? Identifica i KPI quantificabili dell'evento e assicurati che la maggior parte del tuo budget sia destinata al raggiungimento di questi obiettivi. In termini più semplici, definisci ciò che reputi necessario (must to have) e ciò che ti piacerebbe avere (nice to have).

Sebbene sia impossibile fornire agli organizzatori di eventi una stima generalizzata del budget per gli eventi ibridi, possiamo scomporlo in voci minori che renderanno il processo di budgeting molto più gestibile. Inoltre, molti responsabili marketing e event manager sono alla ricerca di partnership con società di gestione di eventi che li aiutino nel processo di pianificazione e che programmino una solida strategia per gli eventi.

Budget per eventi ibridi: quanto?

Poiché gli eventi ibridi possono essere suddivisi in parte in presenza e in parte virtuale, molti organizzatori si preoccupano della possibilità che anche il budget dell'evento ibrido raddoppi. Dopotutto, devono ingaggiare più personale, pagare per una piattaforma di eventi virtuali e coinvolgere le due tipologie di spettatori in due modi completamente separati, assicurandosi (in alcuni casi) che possano anche interagire tra loro.

Visto che gli eventi virtuali sono generalmente più economici da organizzare rispetto agli eventi in presenza, il budget dell'evento ibrido difficilmente sarà il doppio di quello previsto per l’evento tradizionale. Tuttavia per gli eventi ibridi, in genere, consigliamo di impostare un budget pari a 1,5 volte il budget per gli eventi in presenza. Tieni presente che ci sono molti modi per risparmiare anche sul budget di un evento ibrido.

In definitiva, è impossibile fornire una stima accurata rispetto al budget del tuo evento ibrido senza un’accurata preventivazione. Dopotutto, organizzare un evento ibrido può significare cose molto diverse tra loro:  dall'opera in teatro con diretta streaming ad una assemblea soci con parte dei partecipanti e dei relatori da remoto, dal discorso del CEO ai dipendenti di una multinazionale all’evento di formazione o al sales kickoff. Il modo migliore per ottenere un preventivo è iniziare a contattare i fornitori e creare la richiesta di preventivo dettagliata. Se alcuni dei dettagli tecnici non ti sono ancora chiari puoi organizzare una videochiamata di approfondimento con il team di Digital Sustainability qui.

Le principali voci di budget dell'evento ibrido

Indipendentemente dal tipo di evento che si vuole realizzare è pratica diffusa impostare i budget destinati agli eventi in fogli di calcolo (Excel o Google Sheet) che prevedono due colonne importanti: costi previsti e costi effettivi. E’ importante assicurarsi di tenerlo sempre aggiornato. Idealmente, dovresti prevedere anche un “fondo di emergenza” per gli imprevisti.

Queste sono le principali voci di budget da tenere in considerazione per gli eventi ibridi.

1. Sede

Il costo della sede è qualcosa che impatta molto sul budget generale dell’evento, ma scegliendo la modalità ibrida la tua organizzazione potrà optare per un pubblico dal vivo più selezionato, scegliendo di sostenere sale per piccoli eventi. Spesso questa scelta rende la parte in presenza più affascinante ed esclusiva.  

La scelta sarà diversa se vorrai un numero di persone in presenza più importante: in quel caso la scelta ricadrà su location eventi più tradizionali come quelli per le ferie e i convegni. 

In ogni caso sarà fondamentale scegliere sale che abbiano determinati requisiti:

• accessibilità: quindi la compliance con le norme per l’abbattimento delle barriere architettoniche (leggi anche l’articolo legato all'inclusività degli eventi) ;
• connettività: per gli eventi ibridi è fondamentale che la sede scelta per l’evento goda di una buona capacità di connessione (che può essere poi potenziata per l’occasione);
• sostenibilità ambientale: nel 2022 non è più un dettaglio scegliere fornitori (anche di sale per gli eventi) che non abbiano mosso dei passi importanti per ridurre la loro impronta carbonica (ad esempio scegliendo fornitori di energia rinnovabile, che abbiano eliminato o ridotto al minimo elementi usa e getta, ecc).
• sicurezza sanitaria: assicurati che le norme igienico-sanitarie siano rispettate (es: emergenza COVID)

In ogni caso, queste sono delle indicazioni di massima ed è sempre meglio fare una valutazione puntuale della location perché l’investimento generale potrebbe essere più alto a causa della mancanza di allestimenti tecnologici di base nella sede scelta. Ciò che consigliamo è di parlare sempre con chi ogni giorno organizza eventi dal vivo, ibridi e virtuali. 

Se ne hai bisogno, prenota una call con il nostro team per valutare l’opportunità o meno di scegliere una determinata sede. 

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2. F&B / Ristorazione

La pandemia ha fatto capire a molti organizzatori di eventi quanto fosse necessario mettere in discussione il modo in cui gestivamo la parte di Food&Beverage. E anche se le norme sanitarie post-covid non prediligono i buffet, è possibile in ogni caso rendere la parte relativa al cibo quanto più sostenibile possibile. In che modo?

• scegliendo menu plant-based, ad impatto ambientale notevolmente ridotto rispetto a menù onnivori;
• prediligendo produttori locali, per generare un impatto economico positivo sul territorio in cui si svolgerà l’evento;
• evitando le stoviglie e le posate usa e getta, specie se di plastica oppure scegliendone di usa e getta ma biodegradabile.

Per risparmiare sulla parte legata alla ristorazione, poi, ci sono diversi escamotage:

• coinvolgere ristoratori locali come sponsor dell’evento per riuscire ad ottenere uno sconto sul servizio;
• scegliere di non fornire direttamente in loco i pasti ma di accordarsi con locali nei dintorni con delle convenzioni: sarà un’operazione win win che farà risparmiare i costi del catering. 

Accordarsi con i ristoranti nella zona dell’evento potrà rappresentare una interessante esperienza nell’esperienza per i partecipanti all’evento che potranno gustare sapori locali e avere un momento di networking informale tra di loro.

3. Piattaforma per eventi e altre tecnologie

Un’altra voce di budget importante degli eventi ibridi è quella legata alla scelta della piattaforma virtuale per consentire al pubblico da casa di godersi lo spettacolo ed interagire. A seconda del tipo di coinvolgimento del pubblico, della presenza o meno di sponsor, dalla possibilità di interagire durante gli speech e di fare networking esistono sul mercato diversi tipi di piattaforme. Ne abbiamo parlato in questo articolo che ti consigliamo di leggere.
Un elemento da non sottovalutare riguarda la ricorsività degli eventi della tua organizzazione: nel caso in cui gli appuntamenti virtuali e/o ibridi fossero organizzati con una certa frequenza durante un anno, potresti valutare la possibilità di adottare la piattaforma che Digital Sustainability ha creato insieme a Ibrida.io. Scoprila qui.

4. Servizi audio video e produzione

Maggiore è la qualità della produzione in occasione di eventi ibridi  più il tuo pubblico virtuale si sentirà coinvolto. Per assicurarti che non si sentano ospiti di seconda classe, ti consigliamo di prediligere una regia multicamera con regista dedicato, di scegliere regia e telecamere di standard televisivo/broadcast e di investire molto nella qualità del tuo live streaming. Gli eventi ibridi dovrebbero apparire come talk show in studio per il pubblico virtuale. Se intendi, poi, utilizzare i contenuti video per scopi di marketing, metti da parte un budget per la post-produzione.

Suggerimenti utili: raggruppa i tuoi contenuti nel minor numero di ambienti possibili per ridurre la produzione e i costi totali.

5. Personale dell'evento

Gli eventi ibridi richiedono più personale rispetto agli eventi in presenza. È necessario che ci sia un team dedicato alla parte virtuale dell'evento e un team per l'evento in presenza. Tuttavia, le due squadre non devono mai perdere di vista il fatto che stanno organizzando un evento unico e che non devono rimanere intrappolati nella loro parte di evento. 

Per un grande evento ibrido considera di aggiungere:

• un team di editing video in loco che possa creare contenuti contestualmente allo streaming live;
• la configurazione di uno studio video in loco per la creazione di contenuti di streaming live aggiuntivi tra le sessioni;
• un assistente di studio in loco per rappresentare i partecipanti virtuali se vengono ignorati (qualcuno che possa ricordare ai relatori di guardare la telecamera e che ricordi la presenza di una chat per il pubblico che vuoi che riconoscano);
• un team per monitorare tutti gli aspetti virtuali e coinvolgere il pubblico virtuale;
• configurazioni di live streaming in tutti gli ambienti dei contenuti, non solo sessioni generali;
• social media manager che gestiscano i contenuti generati dagli utenti e coinvolgano il pubblico tramite i social media.

Suggerimenti utili: il personale per eventi ibridi non richiede sempre un budget maggiore. Se il tuo evento in presenza è abbastanza piccolo, puoi risparmiare cifre importanti avendo meno persone da gestire.

6. Marketing di eventi

L’investimento nel marketing dell’evento dipende sempre dal pubblico a cui si rivolge. Per eventi interni all’azienda, come la formazione per la forza vendita, potrebbe essere addirittura pari a zero o comunque qualcosa che potrebbe rientrare nel budget HR per l’employer branding e gestito direttamente da chi si occupa di comunicare con i team.

Quando invece l’evento ha l’obiettivo di parlare ai clienti o potenziali tali e in generale ad un pubblico esterno all’azienda allora bisognerà tenerne conto in fase di pianificazione del budget.

La dimensione del budget per il marketing dell'evento dipenderà da quanto è grande l'evento e dalla riconoscibilità del marchio. L'email marketing è ancora uno degli strumenti più efficaci, ma puoi anche dedicare una parte del tuo budget ad annunci a pagamento, pubblicità sui social media e altri canali di marketing.

Una delle tendenze principali nel settore degli eventi è la creazione di una community di eventi e il cosiddetto community marketing. Puoi promuovere gratuitamente il tuo evento ibrido all'interno della tua comunità. Puoi anche organizzare sondaggi per il tuo pubblico per capire cosa gli interessa e concentrare il tuo budget su ciò che conta veramente (ovvero ciò che genererà passaparola e condivisioni sui canali social da parte dei partecipanti).

Suggerimenti utili: puoi ospitare la tua community sulla stessa piattaforma che utilizzi per i tuoi eventi ibridi e virtuali.

7. Relatori e presentatori

Come per tutti i tipi di eventi, relatori e presentatori possono costare da poche centinaia a centinaia di migliaia di euro nel caso in cui scegli di ospitare una celebrità. Tieni presente che gli eventi ibridi spesso richiedono due presentatori: uno per i contenuti virtuali e uno per quelli in presenza.

Suggerimento per il budget: quando si tratta di contenuti per gli eventi ibridi, meno è meglio. Non ospitare più relatori del necessario per offrire qualità ai partecipanti. Piuttosto offri loro più spazio all'interno del tuo evento per socializzare, fare rete e risparmiare.

Conclusioni

Mettere insieme un solido budget per gli eventi ibridi non è un'impresa facile. Gli eventi ibridi sono complessi e richiedono molta capacità. Ma con Digital Sustainability riuscirai in pochissimo tempo a progettare l’evento ibrido più adatto al tuo brand e al tuo budget.
Richiedi oggi una videochiamata con il nostro team e scopri come possiamo supportare la tua organizzazione nella creazione di eventi fisici, virtuali o ibridi spettacolari. 

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