Piattaforme per eventi: come scegliere quella più adatta

Piattaforme per eventi virtuali e ibridi: quali sono le migliori? In base a quali criteri orientare la propria scelta?

Ecco una piccola guida.

Negli ultimi due anni, le piattaforme per gli eventi virtuali e ibridi sono diventate oggetto di attenzione da parte di un numero sempre crescente di aziende.

Il motivo lo conosciamo tutti: l’incertezza legata all’evolversi della pandemia ha investito anche il settore degli eventi, rendendo difficile - se non impossibile - organizzare eventi dal vivo con la certezza assoluta della partecipazione di tutti.

Gli organizzatori hanno allora iniziato a preferire gli strumenti online per i loro eventi, grazie ai quali ridurre  sensibilmente il rischio di cancellazioni improvvise e tutelare il successo dell’evento.

Le piattaforme di hosting degli eventi sono quindi diventate un prodotto/servizio molto richiesto. 

Ma cosa sono esattamente?

Piattaforme per eventi virtuali e ibridi: una definizione

Le piattaforme per eventi online, siano essi completamente virtuali oppure ibridi, con una parte di pubblico in presenza e una parte da remoto, sono software completi in grado di supportare l’organizzazione degli eventi in ogni loro fase: 

• creazione di una location virtuale; 
• accesso protetto con area riservata per tutti i partecipanti;
• gestione dei flussi di comunicazione personalizzata pre e post evento;
• diretta streaming dell’evento con contenuti live e interattivi;
• spazi per gli sponsor, stand virtuali; breakout room per il lavoro in gruppo;
• report e statistiche sui risultati dell’evento in termini di coinvolgimento del pubblico;
• e molto altro ancora.

Posto che da una piattaforma affidabile dipende buona parte del successo del tuo evento, come fare ad individuare quella più adatta alle tue esigenze?

Scopriamolo insieme  in questo articolo. 

Caratteristiche e funzioni di una piattaforma per eventi virtuali

La principale funzione di una piattaforma per eventi virtuali e ibridi deve essere, come è ovvio, quella di ospitare la diretta streaming dell’evento.

Ma non è l’unica di cui hai bisogno per assicurare il successo al tuo evento digitale o ibrido. 

Una piattaforma completa deve permetterti di gestire l’organizzazione del tuo evento dall’inizio alla fine, mettendo quindi a disposizione non soltanto il software per la videoconferenza, ma anche una serie di tool accessori. 

Indispensabili sono quindi leroom parallele a quella dell’evento principale, dove dare ai partecipanti la possibilità di interagire per lavorare in piccoli gruppi o anche semplicemente fare quattro chiacchiere in via informale. 

Un software di gestione degli accessi, e perché no un sistema di ticketing, consentirebbe inoltre ai partecipanti di acquistare il biglietto per l’evento, o quantomeno di avere accesso ad una propria area riservata, all’interno della quale trovare tutti i materiali preparatori e successivi all’evento stesso, inclusi i gadget virtuali. 

Le piattaforme più complete offrono perfino un’app dedicata attraverso cui continuare a seguire l’evento da dispositivo mobile, con backstage, risorse aggiuntive e chat, tool di matchmaking che lavorano in maniera automatica per mettere in contatto le persone in base alle loro skill e ai loro ruoli, favorendo quindi il networking da remoto. 

Infine, non bisogna trascurare la presenza degli strumenti di reportistica e analisi, fondamentali per valutare il successo del proprio evento e fornire un adeguato follow up ai partecipanti. 

Le migliori piattaforme per eventi ibridi e virtuali sul mercato

Sul mercato esistono tantissime piattaforme di questo tipo. 

Molte hanno visto la luce proprio negli ultimi due anni, ma non tutte offrono le stesse garanzie e funzionalità.

Tra le piattaforme migliori, attualmente vale la pena elencare:

• Brella, una delle piattaforme più complete, permette di ospitare eventi ibridi e virtuali e offre un sistema di ticketing e di reportistica interna;
• MeetYo, azienda tedesca che organizza eventi di qualunque dimensione, e che mette a disposizione anche un servizio di progettazione aree virtuali in base alle esigenze di ogni azienda;
• iVent, specializzata in eventi ibridi, permette di conciliare alla perfezione l’esperienza dell’evento fisico con la fruizione virtuale. Ideale per lanci prodotto, riunioni e conferenze, anche di grandi dimensioni
• Digital Sustainabiliy Platform, creata grazie alla collaborazione con Ibrida.io, pensata per eventi virtuali, ibridi ma anche in presenza, mette a disposizione degli utenti un’area espositiva virtuale e interattiva, curando in particolar modo il networking tra i partecipanti grazie a conference room parallele.

Insomma, ogni piattaforma ha i suoi vantaggi e i suoi punti di forza, e la scelta dipende molto dalle esigenze della singola azienda relativamente all’organizzazione di uno specifico evento. 

Perché scegliere la piattaforma di Digital Sustainability?

La scelta della piattaforma è importante, certo.

Ma non è l’unica a fare la differenza. Anzi.

Una buona piattaforma, se non usata nel modo giusto, resta uno strumento inerte nelle mani di un utilizzatore poco esperto. Ciò che davvero fa la differenza nell’ambito dell’organizzazione eventi è la cifra umana.

Per questo, parallelamente alla scelta della piattaforma, è importante valutare la scelta del team a cui affidare il proprio evento. 

Una scelta che andrebbe fatta in base a due parametri fondamentali: 

• l’esperienza che solo anni di lavoro nel settore dell’organizzazione eventi può dare;
• i servizi offerti, non solo tool e strumenti digitali, ma anche un’assistenza personalizzata in ogni fase dell’evento, basata sulle tue esigenze specifiche e su quelle della tua azienda.

Affidarsi ad una squadra di professionisti skillati e preparati ad affrontare ogni situazione, è l’unico modo per garantire il successo del tuo evento. 

Per questo motivo, grazie alla preziosa collaborazione con Ibrida.io, abbiamo la possibilità di offrire ai nostri clienti sia una piattaforma altamente performante che un supporto strategico-tecnico: tutto questo per assicurare il successo di ogni evento che ci viene affidato.

Il prossimo potrebbe essere il tuo!

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