Zoom Meetings o Zoom Webinar: cosa scegliere per gli eventi societari

Zoom Meeting o Zoom Webinar? La scelta della piattaforma di videoconferenza è fondamentale per la riuscita degli eventi societari: ecco quali sono le principali differenze tra le due modalità 

Zoom Meeting o Zoom Webinar?

La scelta di quale piattaforma utilizzare non è mai scontata, soprattutto quando si parla di eventi societari. 

In questi mesi di chiusura degli uffici, smart working e telelavoro, l’utilizzo di strumenti per i meeting e le riunioni virtuali è aumentato in maniera esponenziale. Tuttavia, non sempre di pari passo sono aumentate le competenze nel loro utilizzo. 

Se è vero che tutti sanno accendere la webcam ed accedere così ad una riunione, è vero anche che le piattaforme di videoconferenza online sono molte e diverse tra loro, nel senso che presentano diverse funzionalità. 

Conoscerne i punti di forza e i punti di debolezza, i vantaggi e gli svantaggi, è fondamentale quando si tratta di fare una scelta su quale piattaforma utilizzare: soprattutto quando la posta in gioco è alta. 

Se sei un assistente di direzione che si trova a dover organizzare eventi societari o altre riunioni per la tua organizzazione lo sai bene: ogni rischio di errore deve essere tenuto sotto controllo, per questo è fondamentale curare l’evento nei dettagli.

Partendo proprio dalla scelta della piattaforma di videoconferenza. 

Zoom Meeting e Zoom Webinar: le differenze tra le due modalità

Zoom Meeting e Zoom Webinar in realtà non sono due piattaforme diverse, ma due diverse modalità di streaming offerte dalla stessa piattaforma: la modalità Meeting è più interattiva ma presenta meno funzionalità, a differenza della modalità Webinar in cui l’interattività tra i partecipanti è limitata, per dare più spazio ai relatori e all’utilizzo di più strumenti utili al monitoraggio dell’evento. 

In particolare, la modalità Zoom Meeting presenta queste funzionalità: 

• Registrazione del meeting sulla piattaforma o sul proprio computer
• Sala d’attesa, per assicurarsi che solo gli invitati all’evento possano partecipare 
• Stanze separate per sottogruppi di lavoro 
• Condivisione schermo sia da parte dell’host che degli altri partecipanti 
• Funzione lavagna, visibile a tutti i partecipanti 
• Gestione microfoni e videocamere dei singoli partecipanti dal profilo host
• Gestione della visualizzazione del meeting, che consente di mettere in evidenza fino a 9 partecipanti
• Sondaggi, è possibile avviarne fino a 25, a scelta singola o multipla, in ciascuna riunione 
• Reazioni e chat singole e chat di gruppo 

Il limite della modalità Meeting riguarda il numero di partecipanti (fino a 1.000) e dei ruoli degli organizzatori (sono previsti solo il ruolo di host e co-host). 

Nella modalità Zoom Video Webinar invece è possibile allargare la propria audience fino a 50.000 partecipanti (semplici auditori), inoltre si può assegnare anche il ruolo di panelist (colleghi) oltre a quello di host e co-host. 

Ecco alcune funzionalità di Zoom Webinar:

• Registrazione degli iscritti con una pagina di registrazione personalizzata con colori societari, titolo, banner, logo e info sul relatore 
• Url di di tracciamento della sorgente che consentono di vedere da dove i partecipanti (attendee) hanno avuto accesso all’evento 
• Invio inviti in fase di pre-registrazione e email di ringraziamento in fase di follow-up
• Funzione domande e risposte, che consente agli auditori di inviare le proprie domande, che dovranno poi essere esaminate dagli host 
• Integrazione PayPal e altri sistemi di pagamento
• Sondaggi post-webinar per raccogliere i feedback degli utenti 
• Gestione avanzata della visualizzazione dei partecipanti, che consente di mostrare contemporaneamente coordinatori, oratore attivo e presentazione oppure scegliere di mettere in evidenza i video degli utenti

Zoom Meeting o Zoom Webinar per gli eventi societari?

Quale di queste due modalità scegliere per gli eventi societari?

Molto dipende dalla tipologia di evento e dalle esigenze della singola organizzazione, che solo tu puoi conoscere: in generale la modalità Meeting può essere utilizzata con successo per incontri più informali, o comunque in cui tutti i partecipanti devono poter interagire e prendere parola, come ad esempio le assemblee societarie. 

La modalità Webinar invece è più indicata per l’organizzazione di veri e propri eventi societari e/o i consigli di amministrazione, in cui solitamente i partecipanti si suddividono in relatori e spettatori. 

Inoltre la possibilità di ottenere una reportistica dettagliata grazie allo strumento sondaggi post-webinar consente di tirare le somme ad evento finito, mettendo in evidenza quali sono stati i punti di forza e quali invece le difficoltà incontrate. 

E tu, quale strumento hai già utilizzato o vorresti utilizzare per lo streaming dei tuoi eventi societari online?

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