5 consigli per organizzare un Evento ibrido senza intoppi

Organizzare un evento ibrido: ecco 5 consigli per riuscirci senza intoppi

Organizzare un evento ibrido senza intoppi è possibile

La maggior parte degli organizzatori di eventi ha poca dimestichezza con gli eventi in modalità ibrida o virtuale perché prima della pandemia avevano avuto poche (o nessuna) occasioni per organizzarne. 

Se anche tu fai parte di questa folta schiera di event manager, marketing manager ed executive assistant che si trova per la prima volta a fronteggiarsi con le gioie e i dolori dell’ibrido e del virtuale, o se vuoi migliorare la conoscenza che hai di questo settore, sei nel posto giusto.

5 consigli per organizzare un evento ibrido

In questo articolo abbiamo raccolto per te 5 consigli smart per aiutarti ad organizzare il tuo evento ibrido senza intoppi. 

Continua a leggere per scoprirli tutti!

1) Avere un piano B qualora qualcosa non funzioni.

Il terreno degli eventi in questo periodo è più che mai paludoso: anche quando tutto è organizzato nei minimi dettagli, non si può avere certezza che ogni cosa funzioni come deve, soprattutto in tempi di pandemia. 

Un relatore potrebbe annullare la sua partecipazione perché improvvisamente ammalato, o addirittura le misure di sicurezza nazionali potrebbero prevedere nuove restrizioni dovute all’andamento della situazione sanitaria, provocando l’annullamento dell’evento in presenza.

Di questi tempi come non mai, è indispensabile avere un piano B per fronteggiare tutte le eventualità, compresa quella di annullare l’evento in presenza spostando tutto sul virtuale.

Il formato digitale è perfettamente in grado di soddisfare le necessità di qualunque tipo di evento: trasformare un evento Hybrid in un evento Full Remote è possibile, basta organizzarsi per tempo. Ecco perché è così importante considerare questa possibilità nel tuo piano B.

2) Potenziare la connessione.

No, non parliamo solo di connessione a internet che chiaramente deve essere impeccabile per garantire lo svolgimento della diretta di un evento ibrido. 

Per connessione intendiamo una connessione umana, fatta di comunicazioni chiare con ciascun partecipante e in ogni fase dell’evento: dalla comunicazione pre-evento, che include l’invio degli inviti, dei promemoria e del materiale informativo, fino alla richiesta di feedback immediati e finali attraverso l’invio di survey e mail di follow up. Ogni fase deve essere studiata in modo da costruire e rafforzare la relazione con i partecipanti, come e anzi più di quanto non faresti se l’evento fosse dal vivo. 

Queste strategie ti aiuteranno a colmare il divario che inevitabilmente si crea tra partecipanti e organizzatori di un evento ibrido, in cui non tutti hanno la possibilità di incontrarsi. 

Ricorda che una comunicazione efficace è la base per costruire la fiducia. Fornire informazioni chiare e precise aiuterà i partecipanti a godersi l’evento e ti permetterà di raggiungere il tuo scopo: la loro soddisfazione.

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"Eventi Ibridi: l'immediato futuro per aziende, associazioni e cooperative" <<

3) Coinvolgere event ambassador e influencer di settore

Per massimizzare la partecipazione e rendere il tuo evento davvero memorabile, valuta la possibilità di coinvolgere event ambassador e influencer di settore.

La loro partecipazione può essere di vitale importanza per stimolare l’engagement dei partecipanti anche da remoto, tenere alta l’attenzione e conferire all’evento un carattere di esclusività.

4) Coinvolgere un team specifico di problem solver per fare un'analisi dei rischi

Fare un’analisi dei rischi è sempre una buona idea quando si ha a che fare con qualcosa di nuovo. Gli organizzatori di eventi sono abituati a misurarsi con ostacoli specifici degli eventi in presenza: non sanno però che le modalità ibrido e virtuale presentano delle difficoltà specifiche alle quali, quasi certamente, nessuno di loro ha mai pensato prima. 

Inoltre, quando si propone al pubblico una novità è sempre bene farlo con la consapevolezza dei rischi che si potrebbero correre.

5) Farsi supportare dal giusto partner specializzato in Eventi virtuali e Ibridi

Avere il supporto di un team di professionisti esperti in organizzazione di eventi aziendali, virtuali ma anche in presenza, è una necessità inderogabile, soprattutto per chi è alle prime armi. 

Chi lavora in questo settore conosce bene il mondo degli eventi ed è in grado di pensare a tutte quelle variabili di cui tu non sei nemmeno a conoscenza. Inoltre, un professionista può supportarti con le tecnologie adeguate in ogni fase dell’evento, qualunque sia la tua esigenza. In poche parole, ha sempre una risposta a tutto!

Affidarti a professionisti ti consente di mettere il tuo evento in mani sicure e dormire sonni tranquilli. 

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