Gli eventi ibridi rappresentano un’opportunità di svolta decisiva per il futuro degli eventi aziendali: ecco alcuni consigli per coglierla al volo e non lasciarsela scappare
Gli eventi ibridi saranno il futuro degli eventi aziendali?
La domanda sembra quasi retorica: dopo 2 anni trascorsi a destreggiarsi tra lockdown, distanziamento sociale e nuove regole per la sicurezza individuale e collettiva, di sicuro il ritorno alla tanto attesa “normalità” non sarà un tuffo nel passato.
Questo è tanto più vero per il settore degli eventi aziendali, che ha subìto in questi mesi cambiamenti importanti e profondi.
Anche se l’emergenza dovesse finire domani, è difficile immaginare un futuro che non tenga più in considerazione i nuovi strumenti e le nuove modalità di interazione che abbiamo scoperto e imparato ad usare in questo periodo.
Vediamo in che modo gli eventi ibridi caratterizzeranno il futuro degli eventi aziendali e quali saranno gli step vincenti per trasformare un evento fisico in un evento ibrido o phygital.
Il futuro degli eventi aziendali è ibrido
Gli eventi dal vivo sono in parte già ricominciati, ma con restrizioni significative riguardanti tanti aspetti. Le ragioni sono varie: da un lato, bisogna rispettare le nuove norme sulla capienza massima delle sale. D’altra parte, sempre più persone in questo periodo stanno cercando di evitare viaggi e spostamenti, sia per ragioni sanitarie o per ridurre il proprio impatto ambientale.
Già questo è un primo, ottimo motivo per aprirsi alla modalità ibrida nel prossimo futuro. Rendere gli eventi accessibili anche da remoto, per coloro che, per una serie di motivi, anche economici, non possono essere fisicamente presenti, permetterà di:
- continuare a garantire una buona partecipazione agli eventi
- ampliare la portata dell’evento stesso oltre i confini fisici, raggiungendo addirittura più persone che in passato
- rendere il proprio evento più sostenibile, non solo da un punto di vista sociale, perché più inclusivo, ma anche da un punto di vista ambientale, aspetto sempre più prioritario e su cui le aziende sono chiamate a fare la loro parte.
Come essere certi di compiere questa evoluzione al formato ibrido nel modo giusto?
3 consigli per trasformare il tuo evento in presenza in un evento ibrido
Se si potesse avere la certezza del successo dell’evento, ne potrebbe valere la pena. Purtroppo questa certezza non si ha mai, nel senso che non si può mai sapere quanti biglietti saranno staccati, quante persone parteciperanno all’evento e quale sarà quindi il ritorno economico di un’organizzazione tanto gravosa.
Tanto più in questo periodo storico, in cui i rischi di cancellazioni e disdette sono ai massimi storici, data l’incertezza costante legata alla possibilità di viaggiare e spostarsi nonché al proprio stato di salute: il rischio che l’evento si dimostri un flop è ora come ora più concreto che mai.
Ecco perché molte aziende stanno abbandonando l’idea di tornare agli eventi dal vivo, che si rivelano poco sostenibili da un punto di vista economico in questo momento, per prediligere una modalità più vicina alle esigenze di tutti, pubblico e organizzatori: l’evento ibrido.
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Ecco 3 consigli che ti aiuteranno a compiere questa trasformazione e ad organizzare eventi aziendali ibridi che non abbiano nulla da invidiare a i tradizionali eventi dal vivo, sia in termini di coinvolgimento del pubblico che di risultati.
Adatta strategie e formati ai modelli Ibrido e Phygital
Quando si parla di eventi ibridi, uno degli aspetti salienti riguarda il pubblico. Anzi, nel caso degli eventi phygital dovremmo dire “i pubblici”, perché non si tratta di un solo target ma di due: il pubblico da remoto e quello dal vivo.
Tenere conto delle diverse aspettative del pubblico da remoto rispetto a quello in presenza, qualunque sia la modalità scelta, è fondamentale per garantire il successo dell’evento.
Uno degli inconvenienti più tipici riguarda la possibilità che il pubblico da remoto si senta escluso da tutti quei momenti di socializzazione “offline” - le pause ne sono un tipico esempio - e abbia la percezione di essere trattato come un pubblico di serie B.
Per ovviare a questo problema si può ricorrere a diverse soluzioni:
- offrire al pubblico da remoto le stesse opportunità di incontro tramite breakout room e sale di networking virtuale
- stimolare l’interazione del pubblico da remoto con sondaggi e domande in diretta
- connettere il pubblico da remoto e quello dal vivo tramite un sistema di webcam in diretta dall’evento
- sfruttare il potere dei social network per rendere l’evento più inclusivo anche per chi partecipa da casa, ad esempio lanciando un hashtag su Twitter e Instagram e invitando gli utenti, sia in presenza che da remoto, a condividere la loro esperienza.
Definire la giusta strategia sarà più facile man mano che gli eventi ibridi e phygital diventeranno la nuova normalità: i dati raccolti sulla partecipazione del pubblico da remoto ti offriranno preziose informazioni sul comportamento dei partecipanti online, sulle loro preferenze e sul loro reale coinvolgimento. Orientare le proprie mosse di conseguenza sarà una scelta semplice e ovvia.
Scegli partner e sponsor validi
Un partner e uno sponsor validi sono in grado di supportarti sia dal punto di vista tecnologico sia dal punto di vista logistico.
Rivolgersi a dei professionisti nell’ambito dell’organizzazione eventi digitali è fondamentale, ma non è l’unico tassello in grado di fare la differenza tra il successo e il fallimento.
Bisogna puntare l’attenzione anche su altri elementi, come:
- la scelta della location, che deve essere adeguatamente predisposta per accogliere un evento in modalità ibrida, dotata di connessione Ethernet, di WiFi per il pubblico in presenza e di strumentazione tecnica adeguata.
- la selezione degli sponsor, soprattutto gli sponsor tecnici, che devono essere in grado di fornire un reale supporto tattico a tutte le attività collaterali all’organizzazione dell’evento.
Anche qui, i dati relativi al coinvolgimento online saranno una carta vincente per creare report efficaci, utili a garantire, dove necessario, l’appoggio economico degli sponsor.
Comunica adeguatamente il tuo evento
Scegliendo il formato ibrido, anche il modo di comunicare e pubblicizzare il tuo evento ai partecipanti subirà dei cambiamenti. Per chi parteciperà da remoto, gli strumenti digitali saranno al centro della comunicazione sia prima che dopo l’evento.
Tanto per cominciare, gli inviti si sposteranno dal supporto cartaceo alla casella di posta elettronica. Le modalità di accesso all’evento dovranno essere chiaramente esplicitate, e non è da escludere, soprattutto per gli eventi aziendali, la necessità di assicurarsi che tutti abbiano a disposizione gli strumenti giusti - computer, connessione a internet veloce, etc. - e la formazione adeguata a consentire la partecipazione.
Ma non solo: anche i materiali pre e post evento dovranno essere di conseguenza realizzati in formato virtuale. Dai pdf scaricabili ai gadget virtuali, tutto diventa digitale per garantire che l’esperienza sia ugualmente coinvolgente e inclusiva e che la soddisfazione degli utenti resti invariata.
Il futuro “ibrido” degli eventi: cosa aspettarsi?
Il passaggio ad una nuova normalità “ibrida” non sarà immediato e soprattutto non sarà sempre esente da rischi e criticità. Tuttavia è indispensabile per dare al futuro degli eventi una decisiva opportunità di svolta.
Questo è indubbiamente il momento migliore per definire nuove regole e nuovi standard per l’organizzazione degli eventi aziendali che ci accompagneranno ancora a lungo.
Ora che conosci i 3 step indispensabili per iniziare a digitalizzare il tuo evento aziendale sei già sulla buona strada. Il prossimo passo è affidarti ad un team di professionisti del settore.
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