Dall'idea iniziale alla sua realizzazione pratica, ogni fase del processo richiede attenzione ai dettagli, pianificazione strategica e coordinamento.
La pressione di offrire un'esperienza impeccabile ai partecipanti, rispettando allo stesso tempo budget e tempistiche, può provocare notti insonni e momenti di tensione.
Mantenere il giusto equilibrio tra aspettative elevate e risorse limitate può, infatti, generare un carico emotivo considerevole.
Ecco allora 8 consigli per aiutarti a ridurre lo stress durante l’organizzazione di un evento aziendale.
La pianificazione anticipata è fondamentale per evitare il panico e lo stress dell'ultimo minuto. Crea un piano dettagliato ma flessibile per ogni evento, stabilendo scadenze realistiche e assegnando compiti specifici ai membri del tuo team. Organizza le tue attività in modo che ci sia un equilibrio tra le scadenze e il tempo per il riposo e il recupero.
Dopo qualche evento riconoscerai dei pattern: questi ti aiuteranno ad avere un processo più o meno replicabile, riducendo di molto la decision fatigue, ovvero la fatica di prendere ogni volta una nuova decisione da zero.
Prova a creare dei processi replicabili aiutandoti con checklist, software di project management e dove puoi automatizza.
Non cercare di fare tutto da solə. Impara a delegare compiti ai membri del tuo team in base alle loro competenze e capacità.
Condividere il carico di lavoro, non solo ti aiuterà a gestire meglio lo stress, ma permetterà anche al tuo team di crescere e assumersi la responsabilità dei propri compiti.
Sai cosa accade quando non deleghi? Il tuo team potrebbe non sentirsi all’altezza e non sviluppare un approccio proattivo nella gestione dell’evento, sapendo che ci sarai sempre tu a preoccuparti di tutto.
Il tempo è una risorsa preziosa per gli event manager. Impara a gestire il tuo tempo in modo efficiente, stabilendo priorità, utilizzando strumenti di gestione del tempo e imparando a dire "no" quando necessario. Fai delle pause regolari per recuperare le energie e ridurre lo stress accumulato.
Durante le pause, prova a ricaricarti con una passeggiata al parco, ascoltando la tua musica preferita, muovendo il corpo ma anche chiudendo gli occhi per un power nap di 15/20 minuti.
Prenditi cura di te stessə sia fisicamente che mentalmente: fai esercizio regolarmente, segui una dieta equilibrata e assicurati di riposare abbastanza ore la notte. Trova attività che ti rilassano, come lo yoga, la meditazione o un hobby che ti appassiona. Investi tempo nelle relazioni personali e sociali, che possono essere un'importante fonte di sostegno.
La chiave è riconnetterti con te stessə, ascoltare i tuoi bisogni e cercare nutrimento: dalle relazioni, dal cibo, dalle attività che ami, dal movimento fisico, dall’arte, da una lettura e in generale da tutto ciò che senti ti possa fare bene nel lungo periodo.
Trova colleghi o altri event manager con cui condividere le tue esperienze e preoccupazioni. Partecipare a gruppi di networking o associazioni professionali, può darti l'opportunità di connetterti con persone che comprendono le sfide del tuo lavoro. Condividere le esperienze e le strategie per gestire lo stress può essere estremamente utile e può far sentire te e il tuo team meno soli.
È importante stabilire dei confini chiari tra il lavoro e la vita personale.
Cerca di evitare di portare il lavoro a casa con te e dedica del tempo di qualità a te stesso e alle persone care.
Non solo: impara a mettere i confini quando senti che - anche sul lavoro - alcune persone drenano la tua energia.
Molte volte, per essere gentili, rimaniamo ad ascoltare persone che si lamentano di continuo, che fanno pettegolezzi e che riempiono la nostra testa di cose che non ci nutrono.
Saper essere assertivə e gentilmente mettere i confini è un grandissimo aiuto in qualsiasi contesto professionale. Questo non significa non essere di supporto, ma sentire quando abbiamo spazio per gli altri e quando invece non ne abbiamo, significa dunque riconoscere i meccanismi che scaricano la nostra energia.
Inizia ad imparare a leggere i segnali dello stress prima di finire in burnout: non è qualcosa di automatico ma si può imparare. Se ti senti sopraffattə, esaustə o emotivamente stancə, prenditi il tempo per riconnetterti con te stessə. Chiedi aiuto quando ne hai bisogno e considera l'opportunità di consultare un professionista per il supporto psicologico, se necessario.
Uno degli elementi che fa la differenza durante l’organizzazione di un evento aziendale è il sapere di poter contare su un fornitore affidabile, con tanti anni di esperienza e sensibile verso la tematica del lavoro sostenibile.
Delegare ad un solo fornitore di cui ti fidi la gestione tecnica dell’evento, che sia in presenza oppure in formato ibrido/virtuale, significa ridurre considerevolmente lo stress e il rischio di burnout.
Scegliere un fornitore davvero esperto significa, dopo i primissimi eventi insieme, avere qualcuno che conosce la tua organizzazione e le sue esigenze e che sa anticipare le soluzioni per evitare di “andare in emergenza” il giorno dell’evento.
Noi di De Simoni - Digital Sustainability possiamo supportarti sia per gli eventi fisici che per quelli virtuali ed ibridi. Scopri i nostri servizi per gli eventi “classici” qui e quelli per i format full remote e ibridi qui.
L'organizzazione di un evento aziendale non deve necessariamente tradursi in settimane di stress e notti insonni. Con una pianificazione attenta, la definizione di obiettivi chiari, la collaborazione e l'uso delle giuste risorse, puoi affrontare il processo in modo più efficace.
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