Assistenti di direzione: le 10 competenze che nel 2021 fanno la differenza

Ecco le 10 competenze degli assistenti di direzione che faranno la differenza in questo 2021 ancora all’insegna della pandemia, dello smart working e dei meeting virtuali 

Dietro ogni dirigente di successo c’è un assistente di direzione di talento che lavora sodo e si aggiorna costantemente.

Se lavori come assistente di direzione per una cooperativa, un’associazione o un’azienda sai bene quanto hai faticato per acquisire le hard e soft skill necessarie a ricoprire questo ruolo e quanto sia importante, nonostante il traguardo raggiunto, continuare ad aggiornarsi costantemente. 

10 competenze degli assistenti di direzione indispensabili nel 2021

Multidisciplinari, trasversali e con una forte personalità: le doti che un assistente di direzione dovrebbe avere sono tante e variegate, così come i suoi compiti.

Organizzare l’agenda del presidente o dell'amministratore è solo una delle responsabilità di questa figura professionale, che si occupa, tra le altre cose, di:

• gestire le comunicazioni interne ed esterne 
• supervisionare il personale
• preparare relazioni tecniche 
• pianificare riunioni
• fare bilanci 
• etc.

Se alcune hard skill, come una formazione in economia, management e gestione d’impresa, sono ritenute necessarie, altre competenze più “soft” possono essere allenate e costruite nel tempo.  Vediamo quali sono le 10 competenze di un assistente di direzione che faranno la differenza in questo 2021 ancora all’insegna delle norme anti-contagio. 

1. Eccezionali doti comunicative 

Redigere lettere, scrivere promemoria e verbalizzare riunioni è uno dei principali compiti di un assistente di direzione, per questo saper scrivere in modo conciso, chiaro e acuto è da sempre una skill indispensabile.

D’altronde, benché gli assistenti di direzione non amino stare sotto ai riflettori, anche saper parlare ad un pubblico più o meno ampio è fondamentale per incentivare il dialogo e creare flussi interattivi di spessore. 

2. Organizzazione impeccabile 

Il lavoro di un assistente di direzione è estremamente dinamico, per alcuni aspetti imprevedibile: essere ben organizzati riduce il rischio di imprevisti, ecco perché stabilire priorità, programmare attività e monitorare i risultati sono doti fondamentali di un assistente di direzione.

Come si dice, l’ordine esteriore è specchio di quello interiore. Quindi, se non sai da dove cominciare, fallo dalla tua scrivania. Mettere ordine ti aiuterà a muoverti nella direzione giusta.

3. Professionalità ineccepibile

Non si tratta di prendersi sul serio, ma di avere rispetto per il proprio e l’altrui lavoro. Un assistente di direzione è sempre professionalmente ineccepibile, il che significa che può avere a che fare in qualunque momento con qualunque figura professionale, dallo staff delle pulizie all'amministratore delegato dell’organizzazione, trattando tutti con lo stesso rispetto. 

4. Visione d’insieme

Un buon assistente di direzione ha uno sguardo lungimirante e guarda al futuro.

Una visione d’insieme condivisa con il presidente è fondamentale per svolgere l’indispensabile ruolo di “cassa di risonanza” della sua figura. 

Se e quando la tua lungimiranza dovesse vacillare, non c’è niente di meglio che approfondire i dettagli organizzando colloqui approfonditi con vari membri di diversi dipartimenti, anche tramite un pranzo informale. 

Guardare alla tua organizzazione da più punti di vista diversi ti aiuterà a guardare il presente a 360 gradi e ad “allungare” lo sguardo verso il futuro.

5. Ineguagliabile resistenza allo stress 

Gli imprevisti sono l’evenienza più temuta dagli assistenti di direzione: il rischio che qualcosa vada diversamente da come previsto li spinge a controllare in modo quasi maniacale ogni dettaglio, soprattutto in occasione di eventi importanti.

Tuttavia, gli assistenti di direzione brillano anche per la capacità di mantenere la lucidità anche sotto pressione, davanti a un imprevisto o ad una scadenza. 

6. Multitasking strategico 

Il multitasking non esiste?

Andatelo a dire ad un assistente di direzione. 

Una delle peculiarità di questa figura professionale è proprio la capacità di gestire contemporaneamente più di un compito complesso alla volta, tenendo sotto controllo un numero anche molto elevato di variabili. 

Se il multitasking per te è un problema compensa con un’organizzazione interna ineccepibile: assegna una priorità ai compiti ad alta concentrazione e neutralizzali uno per uno. Abbina insieme attività più leggere per massimizzare la produttività e ridurre lo spreco di tempo. Allena la tua capacità di mettere a fuoco problemi e soluzioni senza pensare a tutto il resto. 

7. Fiuto da segugio per le crisi 

Una delle soft skill più spiccate degli assistenti di direzione è la capacità di fiutare (e prevenire) le crisi e gli imprevisti prima che si verifichino. Un po’ come nel gioco degli scacchi, si tratta di anticipare e prevedere le mosse dell’avversario, minimizzando il rischio di complicazioni e problemi.

Come?

Se sai che il presidente è più attivo al mattino, programma in quelle ore un meeting cruciale invece che nell’ora di siesta postprandiale, quando i riflessi sono rallentati. 

8. Intelligenza emotiva

Il lavoro di assistente di direzione si svolge in buona parte a contatto con altre persone, per questo è indispensabile affinare la propria intelligenza emotiva. 

Cosa significa?

Saper cogliere i segnali emotivi e comprendere il linguaggio del corpo delle persone, in modo da stroncare eventuali tensioni sul nascere ed evitare al tuo capo di trovarsi in situazioni spiacevoli. 

Un libro consigliatissimo è “Leadership Emotiva” di Daniel Goleman.

9. Digital networking 

Oggi che la pandemia ha spostato i luoghi di incontro dal fisico al virtuale, il networking tradizionale si sposta sui canali digital. Anche qui diventa indispensabile saper intrattenere relazioni di spessore con altri dirigenti e organizzazioni, destreggiarsi nell’organizzazione di conferenze online e acquisire le competenze digitali di base. 

10. Curiosità e voglia di imparare

La curiosità è donna, si dice. Ma è anche assistente di direzione: nessun professionista è più desideroso di imparare, aggiornarsi costantemente e migliorarsi nel lavoro. Tutte doti che giocano a tuo vantaggio in questo momento storico, in cui la pandemia ci ha “obbligato” in qualche modo a ripensare i nostri schemi abituali e imparare ad utilizzare nuovi software come Zoom.