[Case Study] Proges affida a De Simoni la sua assemblea di bilancio online

Organizzare un’assemblea di bilancio online con Digital Sustainability è più semplice di quanto pensi: scopriamo l’esperienza di Proges. 

Proges è una cooperativa sociale di servizi alla persona che si occupa di assistenza a disabili, anziani e minori, in ambito sanitario ed educativo. 

Già prima che la pandemia rendesse necessario scegliere la modalità online, Proges si era affidata a Digital Sustainability per l’organizzazione della propria assemblea di bilancio annuale: con il lockdown passare alla soluzione digitale, che Digital Sustainability già offriva nel pre-pandemia, è stata dunque una scelta naturale. 

Assemblea di bilancio online di Proges: le esigenze

Le richieste di Proges rispetto allo spostamento online dell’assemblea di bilancio annuale riguardavano innanzitutto la possibilità di effettuare una votazione per alzata di mano e in secondo luogo la necessità di garantire a tutti, sia i relatori ufficiali dell’assemblea, come il presidente e il tesoriere, sia agli altri soci, la possibilità di prendere parola in maniera intuitiva. 

Inoltre, l’esigenza latente del cliente era quella di conservare per quanto possibile una continuità con l’assemblea dell’anno precedente, mantenendo intatte alcune dinamiche riguardanti lo svolgimento dell’evento, in particolar modo la location dell’anno prima, l’Auditorium Paganini di Parma. 

Nell’impossibilità di convocare ed ospitare nell’Auditorium tutti i soci in presenza, ma avendo il cliente richiesto, allo stesso tempo, di utilizzare questa location, la modalità scelta da Digital Sustainability per l’evento è stata una formula ibrida: 

• in presenza, con i relatori che si sono recati presso l’Auditorium Paganini di Parma, dove è stato allestito il set televisivo necessario alla trasmissione dell’assemblea in diretta
• da remoto, garantendo la partecipazione di tutti gli altri soci attraverso il collegamento ad una piattaforma di videoconferenza virtuale

Tra le altre richieste di Proges c’era anche la necessità di garantire che tutti, sia i relatori sia i soci ordinari, potessero intervenire durante l’assemblea e, ultima ma fondamentale, la questione della votazione. 

La soluzione Digital Sustainability per l’assemblea di bilancio Proges

Digital Sustainability ha risposto a queste esigenze con una soluzione personalizzata che ha previsto:

• l’utilizzo di Zoom come software di videoconferenza per offrire a tutti i soci la possibilità di prendere parola durante l’assemblea
• l’utilizzo di Eligo, software specializzato nella votazione online con valenza legale che, pur offrendo lo streaming video, non consente agli spettatori di parlare se non attraverso una chat, quindi in forma scritta
• integrazione tra i due software, Zoom ed Eligo, ognuno indispensabile per soddisfare l’esigenza specifica del cliente, e garantire un accesso semplice e diretto all’evento grazie ad un profilo user unico per ciascun utente 
  
  

Com’è andata?

I risultati ottenuti sono stati davvero sbalorditivi in termini di partecipazione all’evento: su un totale 2.400 soci si sono collegati all’assemblea virtuale circa 1.200 soci, un numero equivalente al 50% degli aventi diritto. 

Numeri ancor più entusiasmanti se confrontati a quelli dell’anno precedente, quando a prendere parte all’assemblea di bilancio sono state poco più di 200 persone: trasmettendo l’assemblea online, il numero di partecipanti si è quadruplicato. 

Questi risultati, oltre a renderci fieri, dimostrano nei fatti la sostenibilità degli eventi digitali, che evitando gli spostamenti fisici diventano meno inquinanti, meno dispendiosi da un punto di vista economico per l’azienda e soprattutto più inclusivi, garantendo e addirittura incoraggiando la partecipazione di tutti. 

Il direttivo di Proges è rimasto talmente soddisfatto del risultato raggiunto che ha già preannunciato la sua decisione di continuare ad offrire ai propri soci la possibilità di partecipare alle assemblee anche da remoto se lo desiderano, scegliendo in futuro la modalità ibrida, cioè con la parte digital, anche quando l’evento potrà tornare a svolgersi completamente in presenza. 

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