Come preparare speaker e partecipanti al tuo prossimo evento virtuale

Preparare speaker e partecipanti al tuo evento virtuale è fondamentale per garantirne il successo: ecco una lista di cose da fare assolutamente 

Preparare speaker e partecipanti ad un evento digitale non è affatto banale. 

Molti ritengono, erroneamente, che organizzare un evento virtuale sia uguale a organizzare un evento in presenza, se non addirittura più semplice. 

Un errore comune che però nasconde tantissime insidie in fase di progettazione e realizzazione dell’evento, e può addirittura determinarne il fallimento. 

Vediamo perché e come prepararsi per evitarlo.

Perché un evento digitale è molto diverso da un evento fisico

Un evento digitale è qualcosa di completamente diverso rispetto ad un evento fisico. “Trasporre” sul virtuale tutto ciò che prima avveniva in presenza richiede un vero e proprio cambio di paradigma, cambio che bisogna tenere in considerazione per evitare di fare errori banali e, allo stesso tempo, fatali per la buona riuscita dell’evento. 

Anche se all’apparenza non ce ne accorgiamo o tendiamo a sottovalutare questa circostanza, sono molti gli aspetti e i punti di riferimento che cambiano in un evento digitale (rispetto ad un evento in presenza):

• il contesto non è più lo stesso, perché non si tratta più di un luogo fisico ma di un luogo virtuale, con i suoi pro e i suoi contro. 
• i mezzi di comunicazione non sono più gli stessi, perché interviene uno strumento di mediazione in più che è, appunto, il digitale, in tutte le sue declinazioni.
• Anche le modalità di comunicazione ne risultano influenzate e subiscono dei cambiamenti, che interessano diverse aree, dalla soglia dell’attenzione dei partecipanti al ruolo della comunicazione non verbale durante l’evento.

infine, anche i tempi della comunicazione, e quindi di svolgimento dell’evento, dovranno per forza di cose adeguarsi a tutti questi cambiamenti legati all’introduzione degli strumenti digitali, riducendosi o comunque adattandosi ai nuovi mezzi e contesti comunicativi.

Come preparare speaker e partecipanti ad un evento digitale 

Fatta questa doverosa premessa, risulta chiaro che un'adeguata formazione dei partecipanti, soprattutto gli speaker dell’evento, è indispensabile per garantire uno svolgimento senza intoppi e una buona partecipazione di tutti, da un punto di vista pratico, cognitivo e anche emozionale.

Nessuno di questi aspetti deve essere trascurato nella preparazione di speaker e partecipanti ad un evento digitale.

Per questo motivo è buona pratica prevedere delle sessioni di formazione one to one con i relatori e delle prove generali dell’evento, momenti durante i quali dare a tutti la possibilità di testare gli strumenti tecnici a loro disposizione e mettere alla prova la loro abilità nell'utilizzo, in modo da fugare ogni dubbio ed evitare che qualcosa vada storto il giorno dell’evento. 

Vediamo insieme come mettere a punto un percorso di formazione ad hoc che garantisca la soddisfazione dei partecipanti e il successo dell’evento digitale: ecco i nostri elenchi di cose da fare per preparare da un lato gli speaker e dall’altro i partecipanti al tuo evento digitale.

Formazione di relatori e presentatori.

Le preoccupazioni dei relatori sono generalmente piuttosto concrete e riguardano l’accesso e l’utilizzo della piattaforma, le modalità di comunicazione virtuale con organizzatori, relatori e pubblico, la preparazione tecnica necessaria al corretto svolgimento dell’evento. 

La formazione di speaker, presentatori e moderatori, dove presenti, richiede una serie di skill e competenze tecniche e una grande preparazione. Si tratta infatti di formare le persone dalle quali dipende, in larga parte, il successo del nostro evento. 

Ecco gli aspetti indispensabili a cui prestare attenzione: 

• organizzare incontri one to one con i relatori per spiegare il funzionamento della piattaforma
• condividere una scaletta dettagliata dell’evento e informare tutte le figure coinvolte (relatori, moderatori, speaker e anche i partecipanti) del ruolo delle varie figure che prenderanno parte agli eventi
• chiedere ai relatori di registrare una presentazione virtuale in video 
• supportare i relatori nella realizzazione dei contenuti (slides, presentazioni etc.) da utilizzare durante il loro speech virtuale 
• pianificare una simulazione di domande e risposte con relatori e moderatori 

Formazione e preparazione dei partecipanti. 

La formazione del pubblico, d’altra parte, non è meno importante. Se è vero che il successo dell’evento dipende dall’abilità di presentatori e relatori, è anche vero che nessun evento può dirsi riuscito senza il plauso del pubblico. 

Ecco la to-do list da tenere presente per garantire una corretta preparazione dei partecipanti ad un evento digitale. 

• Informare chiaramente circa il giorno e l’ora di inizio dell’evento, se ci sono speech sovrapposti e date di scadenza (ad esempio riguardanti la registrazione all’evento);
• Inviare a tutti i partecipanti, per tempo, le informazioni necessarie ad accedere alla piattaforma e registrarsi, laddove necessario;
• Inviare un programma dettagliato dell’evento e tutti i materiali preparatori, rendendoli facilmente reperibili per i singoli partecipanti in un’area personale o tramite comunicazioni one-to-one, ad esempio via mail; 

• Assicurarsi che tutti i partecipanti sappiano come accedere e far funzionare la piattaforma virtuale scelta per l’evento e abbiano le dotazioni necessarie a partecipare pienamente (ad esempio una webcam e un microfono);
• Un vademecum per i partecipanti per offrirgli una panoramica delle funzionalità della piattaforma scelta, qualora questa preveda anche sessioni separate, networking e q&a;
• Impostare un flusso di email transazionali che confermano l’avvenuta registrazione e mandino promemoria periodici prima dell’evento, nonché informazioni successive alla sua conclusione (questo in base alla strategia di marketing scelta per l’evento nella fase di follow-up);
• Promuovere l’evento attraverso i canali social stimolando la partecipazione e l’interazione attraverso domande, commenti e contenuti ad hoc; 
• Inviare un questionario di gradimento a chiusura dell’evento per ricevere il feedback dei partecipanti sullo svolgimento dello stesso 

Preparare speaker e partecipanti al tuo evento digitale: conclusioni 

Ora che sai quali sono i passi da fare per preparare speaker e partecipanti al tuo prossimo evento digitale, probabilmente avrai intuito anche che non puoi fare tutto in autonomia: avvalerti di un team di professionisti ti garantisce tutto il supporto di cui hai bisogno in ogni fase di organizzazione del tuo evento digitale, anche quella di preparazione degli ospiti. 

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