Eventi aziendali dal vivo e distanziamento sociale: come organizzarli senza rischio economico

I rischi degli eventi dal vivo sono tantissimi in questa fase di ripartenza: da quello di cancellazioni e disdette a quello sanitario. Ecco come evitare perdite economiche

Organizzare eventi dal vivo in questo periodo storico è forse una delle sfide più difficili che stiamo fronteggiando: la riapertura delle attività grazie al Green Pass e l’avanzamento costante delle vaccinazioni di sicuro fanno ben sperare, ma le regole da rispettare per chiunque voglia far incontrare delle persone - tante persone - dal vivo rimane, e crea non pochi problemi.

Lo sanno bene Event Manager, Marketing Manager, Executive Assistant e tutti coloro che, per lavoro, organizzano eventi, convention, riunioni e assemblee soci: se in una prima fase dell’era post-Covid, i lockdown prolungati e ripetuti mettevano a tacere ogni possibilità di spostarsi e incontrarsi dal vivo, oggi, in questa fase di transizione, le cose si complicano e non poco. 

Dal 1° Luglio in Italia è possibile tornare ad organizzare eventi, congressi, eventi, fiere e convention: ma per farlo ci sono tantissime regole da rispettare, e il rispetto di queste regole quasi sempre implica un aumento dell’effort necessario all’organizzazione, sia in termini di risorse umane e forza lavoro, sia in termini economici.

Senza contare il rischio di insuccesso dell’evento, sempre dietro l’angolo visti i tempi incerti. 

Analizziamo questi punti uno per uno. 

Eventi dal vivo: l’effort economico e umano

Tutti gli organizzatori di eventi sanno bene che esistono dei costi fissi da sostenere per l’organizzazione di qualunque evento, costi che generalmente includono:

• l’affitto della location e il pagamento del personale di sala
• le spese legate alle trasferte e ai viaggi degli ospiti, nonché al loro pernottamento 
• le spese di catering, laddove siano previste delle pause snack o pranzo 
• altre spese legate all’organizzazione 

Le norme di sicurezza attualmente in vigore però incidono non poco sul budget degli eventi dal vivo. Ai costi finora elencati vanno quindi ad aggiungersi:

• spese per la pulizia degli ambienti secondo la normativa vigente
• spese per la digitalizzazione di alcune procedure e documenti, come richiesto dalla legge
• spese per la fornitura di dispositivi di protezione individuale per gli ospiti e per la creazione di percorsi e spazi adeguatamente distanziati (ad esempio tramite l’installazione di barriere sanitarie)
• spese accessorie per garantire in qualunque momento non solo la reale sicurezza, ma anche la percezione da parte degli ospiti di partecipare ad un evento sicuro

A questi costi economici vanno poi aggiunti i costi “nascosti”, quelli umani, che inevitabilmente scaturiscono dall’aumento del lavoro e delle responsabilità per gli organizzatori che dovranno tenere sotto controllo tutte queste variabili aggiuntive.

Eventi dal vivo: i rischi di cancellazioni e perdite economiche

Se si potesse avere la certezza del successo dell’evento, ne potrebbe valere la pena. Purtroppo questa certezza non si ha mai, nel senso che non si può mai sapere quanti biglietti saranno staccati, quante persone parteciperanno all’evento e quale sarà quindi il ritorno economico di un’organizzazione tanto gravosa. 

Tanto più in questo periodo storico, in cui i rischi di cancellazioni e disdette sono ai massimi storici, data l’incertezza costante legata alla possibilità di viaggiare e spostarsi nonché al proprio stato di salute: il rischio che l’evento si dimostri un flop è ora come ora più concreto che mai. 

Ecco perché molte aziende stanno abbandonando l’idea di tornare agli eventi dal vivo, che si rivelano poco sostenibili da un punto di vista economico in questo momento, per prediligere una modalità più vicina alle esigenze di tutti, pubblico e organizzatori: l’evento ibrido. 

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Eventi ibridi: la soluzione perfetta per tutte le esigenze

Un evento si definisce ibrido quando prevede la partecipazione di una piccola parte degli ospiti, generalmente i relatori, in presenza, e della maggior parte degli ospiti, ovvero il pubblico, da remoto. 

Quando una piccola parte della platea è invitata a partecipare in presenza, come pubblico in sala, si parla di evento Phygital, che indica la fusione tra il fisico e il virtuale. 

Gli eventi in modalità Hybrid e Phygital sono la soluzione perfetta in questa congiuntura storica perché consentono di organizzare in modo semplice la parte dell’evento legata agli speech dei relatori, senza avere complicazioni relative alla presenza massiva degli ospiti. 

Come funziona?

I relatori si incontrano in presenza in una location opportunamente allestita per la trasmissione della diretta.

Quello che trovano è un vero e proprio set televisivo, con tanto di regia, sale d’attesa pre-diretta, una squadra di tecnici e di professionisti del digital che li supporta durante tutto il percorso, dalla stesura dello speech, alla creazione dei contenuti digitali, fino agli aspetti più tecnici. 

Tutto questo allo scopo di rendere l’evento semplice da gestire per i relatori e garantire quindi una fruizione fluida e piacevole per gli ospiti, sia in presenza (se ce ne sono), sia da remoto.

Il pubblico invece, nella sua totalità o quasi, partecipa all’evento da remoto, attraverso una diretta digitale e interattiva, che consente di godere appieno dell’evento, come se ci si trovasse in presenza, ma senza spostarsi ed esporsi a inutili rischi. 

In modalità Phygital, come dicevamo, è possibile far partecipare una piccola fetta di pubblico in presenza: si può scegliere quanti partecipanti accettare.

I criteri di selezione variano dal merito (ad esempio quando si tratta di canvas commerciali aziendali si possono invitare i migliori venditori) al prezzo, con la possibilità di acquistare, accanto al ticket base, un premium pass per l’accesso esclusivo all’evento dal vivo. 

I vantaggi sono indiscussi: oltre al notevole risparmio economico e ambientale legato all’abbattimento dei costi organizzativi e di trasferta degli ospiti, il ritorno economico dell’evento è in questo modo assicurato, anche perché è possibile aumentare la platea coinvolgendo un numero molto più ampio di partecipanti, a fronte di un prezzo ridotto per i biglietti da remoto. 

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