Eventi aziendali e Green Pass: come cambia il mondo delle convention con l’avvento del certificato verde?
L’emergenza sanitaria prima e le regole legate al possesso e all’utilizzo del Green Pass poi hanno radicalmente stravolto il nostro modo di pensare e vivere gli eventi aziendali: nella prima fase siamo stati costretti a dire addio agli eventi in presenza, con le sale gigantesche piene di persone, i saluti, le strette di mano e gli abbracci.
Il digitale per fortuna ci è venuto in soccorso, consentendoci di far incontrare migliaia di persone completamente da remoto, grazie agli eventi Full Remote.
Ora, con l’inizio delle vaccinazioni e l’arrivo del Green Pass, siamo pronti a fare il passo successivo verso un nuovo modo di guardare agli eventi: la modalità ibrida.
Attualmente in Italia è possibile organizzare eventi, congressi, fiere e convegni: dal 1° Luglio 2021 (il 15 giugno per congressi e fiere) il Governo ha dato il via libera alla ripresa di questa tipologia di eventi, seppure con delle regole di sicurezza ben precise, che continuano ad essere valide tuttora. Vediamo insieme quali sono.
Distanziamento sociale.
Permane chiaramente la prima e più importante regola, quella del distanziamento sociale. La distanza minima di sicurezza deve essere di un metro, e gli organizzatori devono aver cura di organizzare gli spazi con l’apposita segnaletica per far capire agli ospiti in che modo muoversi e disporsi nelle sale, ad esempio alternando i posti a sedere.
Catering e buffet.
Gli eventi che prevedono anche un servizio catering o buffet dovranno preferire gli spazi all’aperto, o in alternativa garantire la corretta aerazione. Lo spazio tra i tavoli dovrà essere di almeno 1 metro e le pietanze a buffet potranno essere consumate solo se servite ai tavoli o con porzioni monodose confezionate.
Utilizzo dei dispositivi di protezione individuale.
Oltre all’obbligo di indossare la mascherina al chiuso e di predisporre una o più postazioni per l’erogazione di gel disinfettante, è obbligatorio anche procedere alla disinfezione dei dispositivi utilizzati dai relatori, come microfoni e computer.
Altre norme igieniche.
Tra le altre norme igieniche e anti-contagio per eventi, fiere e congressi, si consiglia di:
Digitalizzazione di procedure e materiali.
Tutte le procedure e i materiali che possono essere fruiti anche in formato digitale dovranno essere digitalizzati: si va dal check-in digitale, con relativo tracking dei partecipanti fino a 2 settimane dopo l’evento, ai materiali preparatori per l’evento, da fornire in formato digitale anziché cartaceo.
Se si potesse avere la certezza del successo dell’evento, ne potrebbe valere la pena. Purtroppo questa certezza non si ha mai, nel senso che non si può mai sapere quanti biglietti saranno staccati, quante persone parteciperanno all’evento e quale sarà quindi il ritorno economico di un’organizzazione tanto gravosa.
Tanto più in questo periodo storico, in cui i rischi di cancellazioni e disdette sono ai massimi storici, data l’incertezza costante legata alla possibilità di viaggiare e spostarsi nonché al proprio stato di salute: il rischio che l’evento si dimostri un flop è ora come ora più concreto che mai.
Ecco perché molte aziende stanno abbandonando l’idea di tornare agli eventi dal vivo, che si rivelano poco sostenibili da un punto di vista economico in questo momento, per prediligere una modalità più vicina alle esigenze di tutti, pubblico e organizzatori: l’evento ibrido.
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Il Green Pass è un certificato personale che attesta:
Dallo scorso 5 agosto, il Green Pass è necessario in una serie di contesti: per viaggiare su alcuni mezzi pubblici, per mangiare al ristorante e anche per partecipare agli eventi in presenza.
Si tratta quindi di un ulteriore tassello che va ad aggiungersi al complesso mosaico che, lentamente, ci sta riportando verso una normalità fatta di incontro fisico e condivisione.
La modalità ibrida è la scelta migliore per gli eventi che si svolgeranno in questa fase di transizione, perché:
Ma non solo.
La formula ibrida consente anche di risparmiare, abbattendo i costi legati all’organizzazione fisica dell’evento aziendale, come l’affitto della location o il catering, re-investendo quel capitale in nuove tecnologie certamente indispensabili negli anni futuri.
Infine, ultimo ma non meno importante vantaggio, la modalità Ibrida permette di tutelare l’ambiente riducendo in maniera sensibile gli spostamenti e abbassando l’impronta di emissioni di CO2.
Che tu abbia scelto di organizzare un evento Full Remote o Ibrido, l’importante è affidarsi a dei professionisti del digitale.
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