Eventi ibridi aziendali: aspetti organizzativi e pianificazione

Pianificazione e aspetti organizzativi di eventi aziendali ibridi: dai biglietti virtuali ai protocolli sanitari per il pubblico in presenza, ecco tutto quello che c’è da sapere

Eventi aziendali ibridi: un piccolo vademecum per avere successo

La pandemia ha cambiato il nostro modo di organizzare eventi e ci chiama ora ad adeguarci ad una nuova normalità. L’ibrido è il futuro degli eventi aziendali e porterà con sé nuove sfide alle quali non possiamo sottrarci. 

Chiunque organizza eventi si troverà quindi dinanzi alla necessità di riconoscere il ruolo - ormai indispensabile - svolto dalla modalità Full Remote mentre cerca di organizzare una parte dell’evento in presenza, senza mai dimenticare le misure di sicurezza anti-contagio. 

Come destreggiarsi in questa costante altalena tra fisico e virtuale?

L’organizzazione sarà un aspetto cruciale: per realizzare un evento ibrido di successo nulla dovrà essere lasciato al caso. Ecco una piccola guida all’organizzazione di eventi aziendali ibridi per porre l’accento sugli aspetti giusti, massimizzare le risorse a disposizione e evitare errori. 

Aspetti organizzativi degli eventi aziendali ibridi

Pianificare un evento aziendale in forma ibrida significa prestare attenzione a dettagli che prima si davano per scontati: dall’invio degli inviti o dei biglietti - e le relative strategie per venderli - alla scelta delle giuste tecnologie, dall’eliminazione delle barriere linguistiche fino alla predisposizione dei controlli di sicurezza per l’accesso alla location dell’evento.

Ecco alcuni consigli per organizzare al meglio i tuoi eventi aziendali ibridi.

1) Biglietti per Eventi Ibridi

Generalmente gli eventi aziendali non sono a pagamento: anche in questo caso sarà comunque necessario ripensare gli inviti che prima venivano consegnati a mano, per posta tradizionale o anche per email, ma in un formato che ricordava in tutto e per tutto la classica “lettera” di carta. 

Oggi gli inviti agli eventi aziendali diventano tecnologici, arrivando via mail e con un link tramite il quale ciascun ospite potrà indicare la propria conferma di partecipazione (esattamente come avviene per una call via Zoom o Google Meet) e, perché no, atterrare nella sua area personale dove troverà materiali informativi pre-evento, potrà inserire le sue note personali e scaricare le presentazioni dei relatori.

Per quella ristretta fetta di eventi aziendali a pagamento, come ad esempio gli eventi di formazione, bisognerà ripensare le strategie di vendita (e i prezzi dei biglietti) in base all’offerta: il pubblico da remoto molto probabilmente sarà disposto a pagare di meno, ma questa può essere un’opportunità per ampliare la platea e raggiungere così un pubblico digitale più vasto, da affiancare a quello in presenza.

2) La giusta tecnologia

Per coinvolgere il pubblico da remoto è fondamentale scegliere i giusti strumenti tecnologici, in grado di massimizzare il coinvolgimento del pubblico garantendo che tutto vada liscio durante la diretta. 

Affidarsi a dei professionisti del settore è fondamentale, non solo perché conoscono le new technologies ma anche perché sanno consigliarti nella scelta e seguirti passo dopo passo nell’organizzazione tecnica del tuo evento, proponendoti di volta in volta la soluzione più adatta alle tue esigenze.

3) Superare le barriere linguistiche

Le barriere linguistiche hanno rappresentato un ostacolo non da poco per gli eventi internazionali, sia dal vivo e ora anche da remoto. Per fortuna, in casi come questo la tecnologia è in grado di supportarci egregiamente predisponendo squadre di traduttori simultanei in grado di lavorare sia da remoto, sia da una cabina interpreti. Tutto per garantire ad ogni partecipante la massima fruibilità dell’evento.

4) Protocolli sanitari e misure anti-contagio.

Organizzare un evento ibrido significa tenere in considerazione contemporaneamente le esigenze sia dei partecipanti da remoto sia dei partecipanti in presenza. 

Mentre si organizzano modalità di ingresso virtuale all’evento accessibili a tutti, anche attraverso una adeguata formazione dei partecipanti, se necessario, bisogna anche tenere conto delle misure di sicurezza da implementare per garantire anche ai partecipanti in presenza un evento piacevole e privo di rischi.

Bisognerà quindi pensare alla gestione degli accessi, con verifica del Green Pass e misurazione della temperatura, all’organizzazione dei momenti di pausa per evitare assembramenti, all’organizzazione di postazioni adeguate al consumo di cibi e bevande nonché a garantire a tutti l’accesso a dispositivi di protezione individuale.

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