Eventi ibridi, come preparare contenuti di qualità pre-evento per il pubblico da remoto

Dallo studio della strategia alla scelta dei contenuti, ecco come incuriosire e coinvolgere il pubblico ancor prima dell’inizio dell’evento

Come previsto, gli eventi ibridi non sono tramontati con la fine della pandemia: nonostante l’OMS abbia dichiarato conclusa l’emergenza sanitaria internazionale, questa tipologia di eventi si conferma tra le più gettonate: una tendenza particolarmente in voga anche in ambito aziendale.

Ma cos’è, esattamente, un evento ibrido? Si tratta di un evento che prevede una parte di pubblico in presenza e un’altra che segue da remoto. Oltre a essere una soluzione sostenibile, inclusiva e spesso più economica, consente di spaziare tra formati e generi molto diversi. Ad esempio, come è emerso da un’indagine condotta dall’Osservatorio di Innovazione digitale nel Turismo del Politecnico di Milano, l’80% delle realtà museali della città ha sfruttato il potere del digitale proprio per organizzare online laboratori didattici, workshop divulgativi, visite guidate, esperienze interattive con i videogiochi… Insomma, quando si parla di eventi digitali e ibridi le possibilità di interazione sono davvero infinite!

Ovviamente preparare un appuntamento di questo genere non è semplice: oltre a una grande capacità progettuale e organizzativa, serve una strategia di comunicazione efficace che incuriosisca il pubblico ben prima dell’inizio dell’evento. 

Come vedremo, infatti, la fase che precede l’evento ibrido è molto delicata e rappresenta il primo decisivo giro di boa per assicurarsi la riuscita del progetto. E visto che una fetta consistente di pubblico è rappresentata proprio da coloro che si collegheranno da remoto, è bene chiedersi come preparare contenuti di qualità pre-evento proprio per quel pubblico che vi seguirà online. 

L’importanza della progettazione

Lo studio del concept e la pianificazione sono fondamentali, così come è fondamentale scegliere il modo migliore per comunicare la propria iniziativa: potrebbe capitare di avere un’ottima idea, ma se viene comunicata male o con poca forza si rischia di fare un buco nell’acqua.

Per questo è importante destinare tempo e risorse alla consulenza iniziale con un team di professionisti che sia in grado di occuparsi della progettazione su più fronti, anche in relazione alla produzione di contenuti in target, da distribuire in modo strategico sulle varie piattaforme.

Parola d’ordine: far conoscere l’evento 

Uno dei primi step è ovviamente far conoscere l’evento e gli organizzatori. In questa fase i protagonisti assoluti sono i contenuti, che devono essere pensati in relazione al pubblico di riferimento e distribuiti in modo accurato sui social e su altri canali di comunicazione, come siti e blog di settore.

Come abbiamo raccontato qui, anche se ogni evento ha caratteristiche diverse, le principali strategie di marketing per promuoverlo sono sempre le stesse, ma occorre individuare il mix vincente più efficace per ogni contesto. Di base sono sempre presenti attività di social media marketing e di email marketing.

I social hanno lo scopo di far conoscere l’evento a un’audience in target più ampia, mentre l’email marketing è più efficace con i clienti già acquisiti, e serve ad assicurarsi la loro partecipazione attraverso campagne ad-hoc di fidelizzazione.

L’evento ibrido inoltre deve essere presentato su un sito internet dedicato, o perlomeno su una landing page con le informazioni principali, i contatti ed eventuali form da far compilare ai partecipanti.

Generare curiosità

È più facile coinvolgere, quando si genera curiosità. E allora via libera a tutti quei contenuti che permettono di suscitare e alimentare la curiosità del pubblico ancor prima dell’inizio dell’evento, ad esempio:

• newsletter
• materiale scaricabile
• quiz
• sondaggi
• spoiler
• countdown

Spazio alla creatività: in questa prima fase l’obiettivo è fare in modo che il pubblico non si dimentichi del tuo evento.

Indipendentemente dal tipo di contenuto che si vuole creare, l’importante è assicurare una comunicazione multimediale solida ed efficace.

Inoltre, visto che parte del pubblico seguirà il tuo appuntamento da remoto, l’evento non dovrà essere una semplice trasmissione in streaming, ma deve prevedere una serie di contenuti precedentemente studiati ad hoc per permettere alle persone online di partecipare e interagire. Le opportunità che la tecnologia offre sono infinite: i sondaggi online e le stanze di lavoro in gruppo (le cosiddette breakout rooms) sono solo alcuni esempi. 

Infine, ricorda che le prove tecniche pre-evento sono fondamentali per curare ogni singolo aspetto dell’allestimento audio/video e garantire uno streaming di qualità.

Ovviamente pensare di fare tutto questo in totale autonomia è molto difficile: si tratta di attività che richiedono tempo, energia e tanta, tanta esperienza. Raccogliere le migliori idee da proporre in azienda, magari in un kick off aziendale, è importante, ma se si vuole essere sicuri di non tralasciare nulla, di scegliere i giusti canali di comunicazione e tenere vivo l’interesse del pubblico, affidarsi a dei professionisti del settore è la scelta giusta per organizzare e promuovere il prossimo evento ibrido.