Non sai come promuovere il tuo prossimo evento virtuale o ibrido? Leggi la nostra guida completa con consigli pratici per un’organizzazione perfetta
Promuovere il tuo prossimo evento virtuale o ibrido diventerà un gioco da ragazzi leggendo la nostra guida completa: seguici step by step nella pianificazione di un evento in ogni suo aspetto e scopri quali sono le strategie di marketing vincenti per promuovere un evento digitale o ibrido.
Ogni evento che si rispetti necessita di avere alle spalle una vera e propria strategia di marketing: che sia un evento in presenza, online o in forma ibrida, senza la giusta promozione il tuo evento non avrà il successo che merita.
Come promuovere il tuo prossimo evento digitale o ibrido?
La parola chiave è: pianificazione.
Pianificare significa non solo avere un’organizzazione impeccabile, ma anche dare la giusta attenzione ai costi e alle tempistiche: quando si parla di eventi, soprattutto di eventi digitali, il budget e il timing sono fondamentali.
Ogni azione ha un costo che deve essere considerato, e va inoltre eseguita in una determinata finestra temporale, per questo è indispensabile:
- stilare un piano di spesa per evitare di sforare il budget a disposizione;
- calendarizzare ogni attività nel dettaglio e in base alle tempistiche precise.
Ma pianificare significa anche molto altro.
In primo luogo, è necessaria una fase di ricerca e studio dei mercati, per intercettare i bisogni del pubblico di riferimento e fare in modo che l’evento risponda a queste esigenze, più o meno espresse, più o meno latenti.
Una volta fatto questo lavoro, è possibile andare ad individuare:
- il tema intorno al quale ruoterà l’evento, che poi è la risposta al macro-bisogno del target di riferimento;
- gli obiettivi dell’evento, in termini di risultati che si vogliono raggiungere.
>> Leggi anche: Agenzia di Eventi Virtuali e Ibridi: quali caratteristiche dovrebbe avere? <<
Quanto tempo e impegno serve per promuovere un evento?
Tornando a parlare di tempistiche, un errore che spesso si commette è partire in ritardo: se da un lato i tempi per la promozione di un evento digitale o ibrido possono considerarsi più corti rispetto a quelli necessari per promuovere un evento fisico, d’altra parte non si può procrastinare ad oltranza.
Il tempo ideale per promuovere un evento digitale o ibrido è di circa 6 settimane: un periodo di tempo congruo per sponsorizzare l’evento e raccogliere un buon numero di adesioni.
Inoltre, esattamente come per ogni altra attività di marketing, è necessario:
- curare la realizzazione dei contenuti (content is the king, anche nel marketing legato agli eventi);
- affidare le lavorazioni tecniche ad un team di professionisti che sia in grado di rispondere a tutte le esigenze del caso, sia in termini di skill e competenze sia in termini di quantità di personale.
Un altro errore che fanno molti event manager è quello di sottovalutare l’impegno che l’organizzazione di un evento comporta e credere di poter fare tutto da soli, quando invece, per una buona organizzazione. è necessario avvalersi dell’apporto di più figure professionali, ognuna specializzata nel suo settore.
Promuovere un evento digitale o ibrido: strategie di marketing
Ogni evento è diverso, ma le strategie di marketing da utilizzare per promuoverlo sono sempre le stesse. Ovviamente per individuare il mix vincente bisogna valutare alcuni parametri:
- la tipologia di evento (se in presenza o ibrido o completamente digitale)
- il numero e la tipologia di partecipanti
- lo scopo dell’evento e gli obiettivi definiti in fase strategica
Tra le attività di marketing più quotate rientrano il social media marketing e l’email marketing.
I social servono ad attrarre e a far conoscere l’evento ad un’audience in target più ampia. L’email marketing invece funziona benissimo sui clienti già acquisiti, per garantire la loro partecipazione attraverso campagne ad hoc di fidelizzazione.
Automazioni e integrazioni con software possono in questi casi ridurre lo sforzo e massimizzare i risultati ottenibili, soprattutto per quanto riguarda la lead generation (ovvero l'ottenimento di contatti a cui è possibile inviare comunicazioni ed iniziare una relazione).
E ad evento finito? C’è il marketing post-evento
Il marketing di un evento non si ferma con la conclusione dell’evento. Soprattutto se parliamo di eventi digitali o ibridi, pianificare delle attività di follow-up è fondamentale per raccogliere i feedback del pubblico.
Email e questionari di gradimento sono strumenti utili per raccogliere il parere dei partecipanti, lasciare un bel ricordo dell’evento appena finito e porre già le basi per la partecipazione ad eventi futuri.
Ma non solo: le attività di follow-up servono anche a raccogliere dati sul successo dell’evento, capire cosa ha funzionato e cosa no, rivedere le proprie strategie di marketing e fare in modo di ottimizzare ancor più i risultati degli eventi futuri.
Promuovere il tuo prossimo evento digitale o ibrido: conclusioni
Mettere in moto la macchina di promozione e realizzazione di un evento, come avrai capito, è un’attività che richiede tempo, energie e soprattutto esperienza: pensare di fare tutto da solo è un’utopia!
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