Labirinto Digitale
eventi virtuali eventi aziendali eventi ibridi

Promuovere il tuo prossimo evento virtuale o ibrido: la guida completa

Pubblicato il 10 gennaio 2022
promuovere eventi digitali ed ibridi

Non sai come promuovere il tuo prossimo evento virtuale o ibrido? Leggi la nostra guida completa con consigli pratici per un’organizzazione perfetta

Promuovere il tuo prossimo evento virtuale o ibrido diventerà un gioco da ragazzi leggendo la nostra guida completa: seguici step by step nella pianificazione di un evento in ogni suo aspetto e scopri quali sono le strategie di marketing vincenti per promuovere un evento digitale o ibrido. 

Ogni evento che si rispetti necessita di avere alle spalle una vera e propria strategia di marketing: che sia un evento in presenza, online o in forma ibrida, senza la giusta promozione il tuo evento non avrà il successo che merita.

 

Come promuovere il tuo prossimo evento digitale o ibrido?

estee-janssens-aQfhbxailCs-unsplash

La parola chiave è: panificazione

Pianificare significa non solo avere un’organizzazione impeccabile, ma anche dare la giusta attenzione ai costi e alle tempistiche: quando si parla di eventi, soprattutto di eventi digitali, il budget e il timing sono fondamentali.

Ogni azione ha un costo che deve essere considerato, e va inoltre eseguita in una determinata finestra temporale, per questo è indispensabile:

  • stilare un piano di spesa per evitare di sforare il budget a disposizione;
  • calendarizzare ogni attività nel dettaglio e in base alle tempistiche precise.

Ma pianificare significa anche molto altro. 

In primo luogo, è necessaria una fase di ricerca e studio dei mercati, per intercettare i bisogni del pubblico di riferimento e fare in modo che l’evento risponda a queste esigenze, più o meno espresse, più o meno latenti.

Una volta fatto questo lavoro, è possibile andare ad individuare:

  • il tema intorno al quale ruoterà l’evento, che poi è la risposta al macro-bisogno del target di riferimento;
  • gli obiettivi dell’evento, in termini di risultati che si vogliono raggiungere.
>> Leggi anche: Agenzia di Eventi Virtuali e Ibridi: quali caratteristiche dovrebbe avere? <<

Quanto tempo e impegno serve per promuovere un evento?

glenn-carstens-peters-RLw-UC03Gwc-unsplash

Tornando a parlare di tempistiche, un errore che spesso si commette è partire in ritardo: se da un lato i tempi per la promozione di un evento digitale o ibrido possono considerarsi più corti rispetto a quelli necessari per promuovere un evento fisico, d’altra parte non si può procrastinare ad oltranza. 

Il tempo ideale per promuovere un evento digitale o ibrido è di circa 6 settimane: un periodo di tempo congruo per sponsorizzare l’evento e raccogliere un buon numero di adesioni. 

Inoltre, esattamente come per ogni altra attività di marketing, è necessario:

  • curare la realizzazione dei contenuti (content is the king, anche nel marketing legato agli eventi);
  • affidare le lavorazioni tecniche ad un team di professionisti che sia in grado di rispondere a tutte le esigenze del caso, sia in termini di skill e competenze sia in termini di quantità di personale.

Un altro errore che fanno molti event manager è quello di sottovalutare l’impegno che l’organizzazione di un evento comporta e credere di poter fare tutto da soli, quando invece, per una buona organizzazione. è necessario avvalersi dell’apporto di più figure professionali, ognuna specializzata nel suo settore.

 

Promuovere un evento digitale o ibrido: strategie di marketing

 

adem-ay-Tk9m_HP4rgQ-unsplash

Ogni evento è diverso, ma le strategie di marketing da utilizzare per promuoverlo sono sempre le stesse. Ovviamente per individuare il mix vincente bisogna valutare alcuni parametri:

    • la tipologia di evento (se in presenza o ibrido o completamente digitale)
  • il numero e la tipologia di partecipanti
  • lo scopo dell’evento e gli obiettivi definiti in fase strategica

Tra le attività di marketing più quotate rientrano il social media marketing e l’email marketing.

I social servono ad attrarre e a far conoscere l’evento ad un’audience in target più ampia. L’email marketing invece funziona benissimo sui clienti già acquisiti, per garantire la loro partecipazione attraverso campagne ad hoc di fidelizzazione. 

Automazioni e integrazioni con software possono in questi casi ridurre lo sforzo e massimizzare i risultati ottenibili, soprattutto per quanto riguarda la lead generation (ovvero l'ottenimento di contatti a cui è possibile inviare comunicazioni ed iniziare una relazione).

 

E ad evento finito? C’è il marketing post-evento

linkedin-sales-solutions-VtKoSy_XzNU-unsplash

Il marketing di un evento non si ferma con la conclusione dell’evento. Soprattutto se parliamo di eventi digitali o ibridi, pianificare delle attività di follow-up è fondamentale per raccogliere i feedback del pubblico. 

Email e questionari di gradimento sono strumenti utili per raccogliere il parere dei partecipanti, lasciare un bel ricordo dell’evento appena finito e porre già le basi per la partecipazione ad eventi futuri. 

Ma non solo: le attività di follow-up servono anche a raccogliere dati sul successo dell’evento, capire cosa ha funzionato e cosa no, rivedere le proprie strategie di marketing e fare in modo di ottimizzare ancor più i risultati degli eventi futuri.

 

Promuovere il tuo prossimo evento digitale o ibrido: conclusioni


Mettere in moto la macchina di promozione e realizzazione di un evento, come avrai capito, è un’attività che richiede tempo, energie e soprattutto esperienza: pensare di fare tutto da solo è un’utopia!

Affidarsi a professionisti del settore è la scelta giusta per organizzare e promuovere il tuo prossimo evento digitale o ibrido: contatta il team Digital Sustainability e scopri tutto quello che possiamo fare per te, insieme ai nostri partner!

Stai cercando un partner tecnico per il prossimo Evento aziendale?
Scopri come possiamo aiutarti cliccando l'immagine qui sotto 👇

New call-to-action

 

Raccontaci il tuo prossimo evento aziendale! Lascia un commento