Qual è il format migliore per gli eventi aziendali nel 2023? In questo articolo parliamo delle differenze, dei vantaggi e degli svantaggi degli eventi virtuali, ibridi e fisici/in presenza.
Prima della pandemia, gli eventi fisici erano il principale modo per raggiungere il tuo pubblico, tuttavia, dal 2020, l'industria degli eventi si è adattata a sfide inimmaginabili abbracciando soluzioni innovative, come quelle degli eventi virtuali e ibridi.
Qual è la differenza tra eventi fisici, ibridi e virtuali?
Gli eventi ibridi e virtuali offrono la possibilità di riunire le persone, anche se provenienti da luoghi diversi e molto distanti. Tuttavia, i tre format presentano alcune notevoli differenze.
Eventi Fisici
Tutti i partecipanti e gli speaker sono fisicamente presenti in un unico luogo.
Sono la versione “classica” degli eventi e hanno un gran potenziale per quanto riguarda il networking grazie alla possibilità di un incontro dal vivo tra le persone e di una connessione umana facilitata. Le classiche fiere sono l’esempio perfetto di come fare networking con potenziali fornitori o clienti in target per la propria azienda.
Se questo è il vantaggio principale degli eventi in presenza, questi sono però più costosi e meno sostenibili; alcuni di questi costi includono sede, cibo e bevande, spese di viaggio e sistemazioni alberghiere.
Gli eventi fisici hanno un impatto ambientale notevole dovuto allo spostamento di partecipanti e relatori (a volte anche dall’altra parte del globo), dall’impatto legato al catering e dall’uso di energia per l’illuminazione e il riscaldamento.
Nel 2023 l’aspetto della sostenibilità è sempre più un must se si vuole parlare ad un pubblico di Millennial e Gen Z, sempre più influenti sul mercato.
Eventi Virtuali o “Full remote”
L’evento è al 100% da remoto, sia per i relatori che per i partecipanti.
- Flessibilità
Gli eventi virtuali offrono flessibilità: i partecipanti e gli speaker possono collegarsi da tutto il mondo.
- Networking strategico
Le opportunità di networking online consentono ai partecipanti di interagire tra loro e di avere connessioni più significative, nonostante si possa pensare il contrario.
Grazie alle piattaforme sempre più evolute per la gestione degli eventi virtuali, sarà più semplice e veloce individuare le persone più adatte con cui iniziare una conversazione di valore.
Infatti la maggior parte di queste piattaforme - compresa quella di Digital Sustainability - consente di dividere le persone in sponsor, relatori e partecipanti.
Non solo: ognuno potrà inserire nome, job title e info utili, in modo da poter attirare facilmente persone con cui fare networking strategico.
- Sostenibilità e inclusione
Per partecipare c’è bisogno solo di un device (computer, smartphone o tablet) e una connessione ad internet: non è necessario spostarsi fisicamente.
A livello di impatto ambientale questo significa ridurre quasi a zero le emissioni di CO2.
Gli eventi virtuali sono inoltre inclusivi, in quanto sono accessibili a tutte quelle persone che fisicamente non potrebbero partecipare.
- Contenuti delle registrazioni
Un evento virtuale (come anche un evento ibrido di cui parliamo tra poco) consente la registrazione dei contenuti e questo è di grande valore sia per i partecipanti (che potranno guardare anche dopo l’evento gli speech che hanno preferito o che non hanno seguito) ma anche per le aziende, che potranno sfruttare quei contenuti in molti modi: brevi video per i social, contenuti scritti e - addirittura se l’evento è a pagamento - rivendere il biglietto infinite volte.
- Economicità
Aspetto molto rilevante è poi l’economicità di questo formato: gli eventi 100% virtuali prevedono un investimento di gran lunga inferiore rispetto agli eventi dal vivo. Vengono, infatti, completamente tagliate le spese di trasporto, vitto, alloggio di partecipanti e speaker, oltreché l’affitto della location, il noleggio dell’attrezzatura, quelle del personale hostess e steward.
Eventi Ibridi
Finora abbiamo parlato dei due format agli antipodi: l’evento in presenza in una location e l'evento 100% full remote.
Il format ibrido - che nel 2023 sarà il più scelto - mette insieme i vantaggi del fisico e del virtuale e accontenta tutti i tipi di pubblico.
Indipendentemente dall'evento che si sta organizzando, ci saranno infatti sempre due diversi tipi di pubblico: coloro che preferiscono partecipare a eventi di persona e coloro che invece prediligono la partecipazione da casa.
Nonostante non sia economico come un evento full remote, consente di investire in modo più oculato le risorse aziendali.
Infatti, solo per fare un esempio, che senso ha chiamare uno speaker internazionale dal vivo per un intervento di 20 minuti quando è possibile farlo collegare da remoto?
Si pensi all’impatto sia economico che ambientale di questa operazione. È certamente più sostenibile scegliere di far partecipare gli speaker internazionali da remoto e prediligere la presenza degli speaker locali.
Non solo.
Un evento ibrido - a posti dal vivo limitati - può generare una prenotazione di posti in presenza molto rapida per via dell’effetto esclusività.
Ciò consente anche di differenziare i biglietti se l’evento è a pagamento.
E se da un lato questa può apparire solo un’operazione di marketing, in realtà consente a chi non riuscirebbe a coprire un investimento importante (biglietto, spostamento, alloggio) di poter comunque partecipare all’esperienza.
Gli eventi ibridi permettono di superare le barriere linguistiche, grazie a squadre di traduttori simultanei in grado di lavorare sia da remoto sia da una cabina di interpreti.
Scegli il format giusto per la tua azienda, ma occhio alla sostenibilità!
Qualsiasi evento può essere organizzato in maniera sostenibile se viene ideato, pianificato e realizzato non solo per minimizzare il suo impatto ambientale in termini di inquinamento, ma anche per lasciare un segno positivo, dal punto di vista ambientale, sociale e culturale, per la comunità che lo vive e che lo ospita.
Vorresti organizzare un evento sostenibile? Leggi questo articolo del blog “Come organizzare Eventi Sostenibili” scritto per organizzatori che, come te, hanno a cuore la natura.
Sicuramente organizzare un evento ibrido o virtuale è una scelta più sostenibile rispetto a quella di organizzare un evento fisico. Ma anche se dovessi scegliere di organizzare un evento fisico potresti ridurre il tuo impatto ambientale agendo in diversi modi, come ad esempio andando a misurare e a compensare le emissioni di Co2.
Vuoi scoprire come misurare e come compensare le emissioni di Co2 del tuo prossimo evento? Ne abbiamo parlato in un altro articolo del blog “ Carbon neutrality: come compensare le emissioni di CO2 in azienda”
Fai la scelta giusta, per il tuo pubblico e per il pianeta
Studiando e comprendendo il tuo pubblico target potrai capire al meglio quale tipologia di evento è quella giusta per la tua azienda.
In generale, gli eventi virtuali sono più adatti per il pubblico che è distribuito geograficamente, mentre gli eventi dal vivo potrebbero essere perfetti per il pubblico locale.
Inoltre, gli eventi virtuali sono un'ottima opzione se decidi di lanciare un evento il prima possibile. Senza una location o un tempo di spostamento per i tuoi relatori e partecipanti puoi organizzare il tuo evento in un lasso di tempo più breve.
Se gli elementi fisici giocano un ruolo cruciale nel tuo evento, un evento ibrido potrebbe essere l'opzione migliore. In caso contrario, un evento virtuale può essere sufficiente o anche migliore.
Vien da sé che l’evento ibrido è davvero il miglior format se vuoi ottenere il massimo, per la tua azienda e per i partecipanti. Gli eventi ibridi moltiplicano le opportunità di creare esperienze uniche grazie all’aiuto del digitale ma sfruttando anche i pregi degli eventi in presenza.
Con la nostra esperienza possiamo affermare con certezza che l’evento migliore per la tua azienda e per il tuo pubblico è anche quello che, in maniera lungimirante, tiene conto dell’inclusività e dell’impatto ecologico.
Noi di Digital Sustainability, esperti in ogni tipologia di evento, da qualche anno promuoviamo gli eventi virtuali ed ibridi, proprio perché non è più tempo di pensare solo agli obiettivi di fatturato ma anche all’impatto che le aziende possono avere per intervenire sulla crisi climatica e sociale.
Se vuoi approfondire perché abbiamo a cuore questi temi, leggi qui.
Sei ancora indeciso su quale tipologia di evento faccia al caso tuo?
Non preoccuparti, richiedi una prima chiacchierata con il team di Digital Sustainability e raccontaci l’idea di evento che hai in mente! Non vediamo l’ora di supportare la tua organizzazione.
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