L'importanza del feedback e della riunione di follow-up dopo gli eventi aziendali

La fase finale del processo di gestione dell'evento è rappresentata da una riunione di follow-up post-evento, per discutere del raggiungimento dei KPI, dei feedback dei partecipanti e degli sponsor, e per apportare le modifiche necessarie alla strategia generale dell'evento.

Le riunioni di questo tipo sono anche una grande opportunità per celebrare il successo dell'evento, sostenendo il morale della tua squadra.

Gli event manager hanno l’esigenza di arrivare ben preparati alle riunioni di follow-up post evento.

Raccogli quindi tutte le risposte ai sondaggi pre e post-evento, parla con tutti coloro che sono stati coinvolti nel processo di pianificazione e gestione e prepara i tuoi report.

In questo articolo esploreremo il perché è necessario tenere riunioni di follow-up, seguito da cosa fare durante tali riunioni e come organizzarle per ottenere il massimo impatto.

Perché hai bisogno di una riunione di follow-up dopo gli eventi

1. Celebrare il successo. Troppo spesso ci dimentichiamo di riconoscere tutto il duro lavoro svolto da ogni componente del team durante l'evento. Non deve trattarsi di una grande festa, tuttavia dare il giusto riconoscimento può contribuire molto a restituire energia alla tua squadra per il prossimo evento. SUGGERIMENTO: usa la riunione come vacanza e fai in modo che il tuo team si rilassi allo stesso tempo.
2. Scopri modi per migliorare. L'industria degli eventi è competitiva. Potenziare i tuoi eventi è il mantra della maggior parte dei migliori professionisti. Oltre a indicare gli aspetti negativi del tuo evento, concentrati sulla scoperta di modi per migliorare le esperienze dei partecipanti e dei clienti.
3. Raccogli dati preziosi sugli eventi. L'esperienza di un evento è spesso fugace. Se vuoi davvero scoprire modi per migliorare il tuo evento, devi raccogliere nuovi dati direttamente dal tuo team, dai partecipanti e dai fornitori subito dopo l’evento.
4. Inizia a pianificare. Non dimentichiamo il motivo principale della riunione di follow up: ottenere un vantaggio sul tuo prossimo evento. Per quanto possa essere allettante prendersi una meritata pausa, tieni il tuo team impegnato ancora per un altro giorno per una piccola riunione. È raro che tutti i membri del tuo team si trovino nello stesso posto, quindi non sprecare questa occasione e inizia subito dopo la pianificazione del prossimo evento.

Proponi sondaggi al tuo pubblico per ottenere feedback post-evento

Ottenere feedback è probabilmente la cosa più importante che devi fare durante la riunione di follow-up dopo gli eventi. È il carburante di cui avrai bisogno per migliorare gli eventi futuri della tua organizzazione, nonché un modo per mantenere una connessione con il tuo pubblico.

Se hai già partecipato a un evento, saprai che non è facile ricevere feedback. Le persone vogliono semplicemente godersi l'evento, non rispondere a form noiosi. Per aiutarti, ecco alcuni modi per incoraggiare i partecipanti a fornire il loro feedback:

1. Inizia con un obiettivo. Il tuo sondaggio post-evento deve essere utile a migliorare i tuoi eventi futuri. Per fare ciò, è necessario impostare un obiettivo per il sondaggio. Cosa vuoi imparare dai partecipanti? Quali aspetti vorresti migliorare? Idealmente, le risposte al sondaggio dovrebbero essere utilizzate per misurare i KPI dell'evento. Da lì, potrai formulare alcune domande mirate, le cui risposte ti daranno una direzione più chiara da seguire per i prossimi eventi.
2. Chiedi solo ciò che è necessario. Ammettiamolo: odiamo tutti rispondere ai sondaggi. Non sommergere di domande i partecipanti. Scegli le più importanti e assicurati che rispondere sia facile per loro. Poni tre domande invece di 10. Dai loro tre opzioni a scelta multipla invece di cinque. Limita le risposte a una frase invece di dare loro un foglio bianco da compilare.
3. Aggiungi domande difficili. Dovresti puntare a domande scomode per te e il tuo team, invece di domande facili a cui rispondere. Se pensi che i tuoi argomenti siano noiosi, chiedi loro perché. Se hai avuto un grosso problema tecnico, parlane in anticipo e chiedi com’è stata l'esperienza del partecipante. Potrebbe essere un boccone amaro da digerire, ma ottenere un feedback sincero e mirato è importante sia per far sentire ai partecipanti di essere ascoltati, sia per ricevere indicazioni su come fare meglio la prossima volta.
4. Incentivare il sondaggio. Se temi di non ricevere abbastanza risposte al sondaggio, incentiva la partecipazione distribuendo un premio (ad es. biglietto gratuito/scontato per il tuo prossimo evento in presenza).

Dove raccogliere il feedback dei partecipanti?

• Sondaggi durante l’evento. Il modo più semplice e veloce per sondare il tuo pubblico è durante l'evento stesso. Puoi suggerire all'ospite o al relatore di chiedere un’alzata di mano o di chiedere alle persone di utilizzare l’hashtag ufficiale dell’evento per inviare domande. 
• App per eventi. Se il tuo pubblico è propenso alla tecnologia, puoi aggiungere il sondaggio all'app dell'evento che stai utilizzando. Ciò ti garantisce di ottenere rapidamente le risposte e di avere la possibilità di eseguire analisi su di esse.
• Social media. Usare Instagram per raccogliere le risposte attraverso il box domande) è un buon modo per raccogliere feedback live poiché quasi tutti utilizzano questo social. 
• Form/Survey inviati per e-mail. Un altro modo per raccogliere feedback è direttamente dalla casella di posta del partecipante, in particolare per gli eventi aziendali. Prova a inviare il sondaggio utilizzando la tua email anziché una generica per ottenere più risposte. 
• Chatbot . Dal momento che le chat sono un altro strumento molto utilizzato, vale la pena inviare anche lì le tue richieste di feedback. Per aiutarti con le risposte, puoi persino impiegare chatbot con risposte preimpostate.

Sondaggi sugli eventi di follow-up per i partecipanti

Ricorda, durante la stesura del tuo sondaggio post-evento, assicurati che il feedback ti aiuti a misurare il successo generale del tuo evento. Ecco alcune delle domande più comuni che puoi discutere durante la riunione di follow-up dopo il tuo evento:

• Quanto sei soddisfatta/o dell'evento? (su una scala da 1 a 5)
• Con quale probabilità consiglierai i nostri eventi ai tuoi colleghi? (su una scala da 1 a 5)
• Con quale probabilità parteciperai nuovamente ai nostri eventi? (su una scala da 1 a 5)
• Come sei venuta/o a conoscenza del nostro evento? (Domanda a risposta aperta)
• Cosa ti è piaciuto/non ti è piaciuto di più dell'evento? (Domanda a risposta aperta)
• Quanto sei soddisfatta/o di relatori/contenuti/networking? (Domanda a risposta aperta)

Raccogli feedback dal personale dell'evento

Fai sapere in anticipo al tuo staff che chiederai loro un feedback dopo l'evento. Fai loro le tue domande prima dell'evento in modo che man mano che procede, possano osservare e prendere appunti per la vostra riunione. Non dimenticare di includere anche i tuoi fornitori in questo esercizio, soprattutto se sono presenti anche durante l'evento.

Per quanto riguarda le domande, puoi iniziare da queste basi e svilupparle:

• Cosa è andato bene? Inizia con i tuoi successi. Questi possono riguardare risultati per l'evento nel suo insieme, come ad esempio raggiungere il numero più alto di tutti i tempi relativamente a determinate metriche. Possono anche riguardare risultati individuali come un servizio esemplare da parte di un membro del team. Non dimenticare di lodare anche coloro che hanno lavorato dietro le quinte.
• Cosa mancava? Dal momento che il tuo team è in prima linea, conoscerà in prima persona le cose che i partecipanti avrebbero voluto e che tu non hai fornito nel migliore dei modi. Il tuo pubblico potrebbe essersi aspettato qualcosa come un certo argomento o una piccola comodità che purtroppo mancava. 
• Che cosa è andato storto? Non puoi evitare gli imprevisti durante gli eventi, ma puoi prepararti qualora si verifichino. Anche se qualcosa è andato storto, assicura tutti che non si tratta di incolpare ma di attenuare il problema qualora dovesse ripresentarsi di nuovo in futuro.
• Abbiamo raggiunto i nostri obiettivi? Hai definito gli obiettivi per il tuo evento durante la fase di pianificazione e ora è il momento di vedere se hanno dato i loro frutti. Questo è anche il momento di scoprire perché hai ottenuto quei numeri e se i fattori scatenanti  erano sotto il tuo controllo, oltre a come superarli di volta in volta.
• Come aumentare il guadagno? È sempre utile chiedere come migliorare i KPI del tuo evento. Chiedi suggerimenti che non solo aumentino le entrate (qualora l’evento fosse a pagamento), ma che tengano alte anche altre metriche, in particolare il coinvolgimento. Come possiamo aumentare l'interattività in un evento? Abbiamo fatto pubblicità nei confronti del pubblico giusto per l'evento?

Domande sul resoconto post-evento per gli sponsor

Costruire relazioni a lungo termine con gli sponsor significa prendersi il tempo necessario dopo l'evento per assicurarsi che abbiano vissuto un'esperienza positiva e che l'evento sia stato per loro un investimento redditizio.

• Quanto è stato prezioso questo evento per il tuo brand?
• L'evento ha soddisfatto le tue aspettative in termini di generazione di lead?
• Quanto sei soddisfatto/a di questa opportunità di promozione in generale?

Controlla il rendimento del tuo evento

Infine, le riunioni di follow-up post evento sono dedicate anche al confronto con i marketer circa il raggiungimento dei loro obiettivi sull'evento, e relativamente al raggiungimento di un rendimento positivo.

Per prima cosa, guarda i tuoi dati finanziari. Ti sei attenuta/o al budget dell'evento che avevi pianificato o hai sostenuto una serie di spese improvvise non pianificate? Considera ad esempio se ti sei improvvisamente trovata/o a corto di personale o hai avuto bisogno di attrezzature extra in loco. Anche se a volte non puoi davvero evitare queste spese, è meglio dedicare un fondo di emergenza dedicato a questo.

Se hai effettivamente raggiunto i tuoi obiettivi in termini di budget e hai addirittura risparmiato un pò allora buon per te! Ora è il momento di scoprire dove hai ottenuto quei risparmi e se la qualità che hai ottenuto in cambio non è stata compromessa. 

Per cui, se il tuo evento ha generato entrate, quanto hai guadagnato? Il risultato è stato migliore o peggiore rispetto all'anno precedente, in termini assoluti? Quali sono state le principali opportunità di reddito? Non dimenticare che le entrate non significano solo biglietti di ingresso e acquisti. È anche il numero di nuovi lead che potranno diventare potenziali clienti.

Infine, calcola le entrate per partecipante, se l'obiettivo del tuo evento era quello di generare entrate. Confrontalo con i numeri passati e con i valori del settore. Stai raggiungendo i benchmark o non sei ancora all'altezza? E cosa dovresti fare per aumentare questo numero?

Quindi, guarda i tuoi numeri legati alle interazioni. Ogni evento ha il suo obiettivo, e quello che accomuna tutti è la creazione di un pubblico molto coinvolto. Ci sono alcuni modi per misurare il coinvolgimento per il tuo evento:

• Menzioni online. Dagli hashtag ai backlink che generano lead, devi misurare tutti questi tipi di menzioni riguardanti il tuo marchio, nome dell'evento, prodotti e così via. Mostra un segnale forte di quanto le persone apprezzino il tuo evento al punto da scriverne in pubblico ed esserne a questo associati. Significa anche che vogliono continuare la conversazione, facendo crescere ulteriormente la notorietà del brand e del tuo evento.
• Traffico sul sito: usa strumenti come Google Analytics per monitorare l’aumento del traffico sul sito prima, durante e dopo l’evento, è una metrica importante per valutare l’interesse verso il tuo brand grazie all’impegno che la tua organizzazione ha messo per la buona riuscita dell’evento;
• Conversioni sul sito: Quanto di questo traffico web si è tramutato in iscritti alla newsletter/lista email? Questo è un dato fondamentale per capire quanto le persone hanno interesse a continuare una relazione con il tuo brand;
• Nuovi Follower sui social: una metrica anche questa importante per capire l’interesse verso il tuo brand e le sue future iniziative;
• Affluenza del pubblico. Naturalmente, saremmo stati negligenti se avessimo dimenticato di misurare il numero di persone che hanno partecipato all'evento. Lo mettiamo per ultimo poiché ogni evento ha il suo target di riferimento. L'importante è far entrare più persone aumentando tutti gli altri numeri sopra citati.
• Analisi della piattaforma. Dalle piattaforme di eventi è possibile estrarre report su molteplici metriche, come la durata della visualizzazione della sessione, il tasso di risposta ai sondaggi in tempo reale, la valutazione media degli speaker, i post per forum di discussione, ecc. È molto più facile ovviamente tenere traccia del coinvolgimento negli eventi virtuali o nella parte digitale di un evento ibrido.

Come pianificare una riunione di follow-up dopo gli eventi

1. Imposta una data e un luogo specifici. Considera la riunione come parte integrante della sequenza temporale dell'evento e aggiungila al piano di programmazione. L'incontro dovrebbe essere fatto immediatamente dopo l'evento, se possibile, in modo da poter catturare l'esperienza di tutti mentre è l’esperienza è ancora impressa nella loro mente.
2. Invita solo chi deve partecipare. Non tutti devono essere presenti al follow-up, ma non dimenticare di invitare le parti chiave interessate, inclusi fornitori e clienti. Per i piccoli eventi, probabilmente l'intero team dovrà farne parte. Per quelli più grandi, puoi limitarti a leader, manager e decisori.
3. Avere un ordine del giorno. Come per ogni riunione, stabilisci un ordine del giorno e attieniti ad esso. Tutti potrebbero essere esausti e avere una sequenza temporale rigorosa da seguire, sfrutta al massimo il tempo di tutti. Inoltre, assicurati di inviare questo ordine del giorno a tutti il ​​prima possibile.
4. Concentrati sull'apprendimento. L'obiettivo dell'incontro è raccogliere quante più informazioni possibili e affrontare i problemi. Non puntare il dito, ma trova soluzioni insieme al tuo team.
5. Imposta i passaggi successivi. La riunione deve produrre alcuni risultati, quindi assicurati che tutti sappiano cosa devono fare dopo come risultato dei loro apprendimenti. Ricorda di documentare ciò che ogni persona deve fare in preparazione al  prossimo evento.
6. Riassumi e festeggia. Dopo aver riassunto l'incontro, è importante sfruttare anche questo tempo per festeggiare, visto che se lo sono guadagnato tutti! Puoi organizzare la riunione post-evento in una location speciale in cui celebrare tutti insieme i risultati raggiunti. 

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