Assistenti di direzione e leadership: come definire gli obiettivi

Assistenti di direzione e leadership: ecco come affrontare il compito cruciale della definizione gli obiettivi grazie al metodo SMART 

Assistenti di direzione e leadership: si tratta di un binomio indispensabile per ottenere successo e portare a casa risultati importanti.

Gli assistenti di direzione non amano le luci della ribalta. Preferiscono agire nell’ombra, svolgendo un’attività di supporto attivo alla leadership, generalmente incarnata dal presidente con cui l’assistente di direzione lavora a stretto contatto. Ma anche supportare il ruolo del leader di un’organizzazione richiede una serie di skill e competenze: in particolare, è indispensabile definire gli obiettivi cruciali per la crescita della propria organizzazione, che si tratti di un’azienda, una cooperativa o un’associazione. 

Vediamo come fare. 

Assistenti di direzione e leadership: la definizione degli obiettivi

La definizione degli obiettivi è una parte fondamentale del lavoro di un assistente di direzione: ma come fare a capire se gli obiettivi che si vuole raggiungere sono quelli “giusti”, per la propria carriera professionale ma anche e soprattutto per la propria organizzazione?

In altre parole, come fare ad individuare gli obiettivi giusti, cioè che vale la pena raggiungere?

Un obiettivo è giusto nella misura in cui soddisfa alcuni requisiti. Oltre ad  essere in linea con la vision, la mission e i valori della tua organizzazione, nonché con gli obiettivi strategici superiori della tua organizzazione, un obiettivo “giusto” deve superare il test “SMART”.
Utilizzare il metodo SMART è un modo sicuro per stabilire obiettivi concreti, realistici e coerenti con i reali bisogni della tua azienda. 

Cosa significa l’acronimo “SMART”?

• Specific
• Measurable 
• Achievable
• Relevant
• Time-based 

1. Specific, ovvero specifico, chiaro.

Ruoli, strumenti e strategie per portarlo a termine devono essere ben definiti e non deve esserci alcuna possibilità di fare confusione tra questo e altri obiettivi o sulle modalità di raggiungimento. Per soddisfare questa regola un obiettivo deve essere in grado di rispondere alle 5 W del giornalismo (tranne la “W” di “When”, che viene rimpiazzata da quella di “Which”: per le tempistiche infatti si può far riferimento al punto 5, Time-Based). 

• Who? Chi?
• What? Cosa?
• Where? Dove?
• Which? Come? Con che strumenti?
• Why? Perché?
  
  

Questo significa che i progressi fatti nel tempo devono poter essere tracciati, in modo da poter verificare costantemente di stare procedendo nella direzione giusta. 

Chiediti:

• Come farò a capire che sto andando nella direzione giusta?
• Come saprò quando l’obiettivo sarà realizzato?

E individua gli strumenti adatti a rispondere a queste domande. 

Niente voli pindarici, il tuo obiettivo deve essere concreto anche se ottimistico e non devono esserci vincoli di nessun genere alla sua realizzazione (ad esempio di natura finanziaria).

Chiediti: 

• In che modo posso raggiungere questo obiettivo?
• Cosa potrebbe impedirmi di raggiungerlo?

 Se hai dubbi sulle risposte, forse il tuo obiettivo non è così facile da raggiungere come credevi e ti conviene rielaborarlo. 

Rilevante vuol dire importante, importante per te, nell’ambito della tua carriera personale, e per la tua organizzazione. Un obiettivo per cui vale la pena impegnarsi spendendo tempo, denaro e competenze nella sua concretizzazione. 

Chiediti: 

• Quali vantaggi posso ottenere dal raggiungimento di questo obiettivo?
• Ne vale davvero la pena nel rapporto costi/benefici?
  
  

Significa legato al tempo, soggetto ad una “data di scadenza”. In parole povere, significa poter stabilire una data entro la quale si prevede il raggiungimento dell’obiettivo, e se necessarie delle date intermedie che segnano i progressi lungo il percorso. 

Chiediti:

• In quanto tempo riuscirò a portare a termine questo obiettivo?
• Posso individuare una timeline e una data di scadenza ultima?

Se i tuoi obiettivi soddisfano questi requisiti sei già sulla buona strada.

Proviamo a fare un esempio pratico. 

Se l’esigenza della tua organizzazione è quella di aumentare il coinvolgimento dei soci nelle decisioni comuni, un obiettivo SMART potrebbe essere:

Riuscire ad aumentare del 30% la partecipazione dei soci alla prossima assemblea di bilancio implementando l’opzione videoconferenza da remoto. 

Questo obiettivo risulta essere:

• specifico, perché risponde alle domande sul chi (i soci), cosa (la loro partecipazione), come (attraverso la videoconferenza da remoto), dove (alla prossima assemblea di bilancio) e perché (per aumentare il loro coinvolgimento nelle decisioni del gruppo;
• misurabile, perché basterà confrontare i dati sull’affluenza con quelli dell’assemblea precedente per sapere se l’obiettivo del + 30% è stato centrato; 
• realizzabile, perché in base ai dati già in tuo possesso sai che aumentare la partecipazione del 30% è realisticamente possibile (es: alla scorsa assemblea hanno partecipato 100 persone? alla prossima ne dovranno partecipare 130);   
• rilevante, perché permette di perseguire il più ampio obiettivo di stimolare ed aumentare la partecipazione dei soci, fondamentale per la tua organizzazione; 
• time - based, perché è chiaramente individuabile una deadline per portare a termine il compito (ovvero la prossima assemblea di bilancio che, ad esempio, può essere tra 3 mesi). 
  
  

Ora per procedere hai bisogno solo del consenso del tuo dirigente: sarà lui ad avere l’ultima parola su tempistiche, budget stanziato, risorse etc.

Utilizzando il metodo SMART per la definizione degli obiettivi difficilmente otterrai un rifiuto. Inoltre, il tuo lavoro sarà più lineare e rapido, permettendoti di risparmiare tempo prezioso che potrai dedicare ad altre attività, come la formazione e l’aggiornamento.