L’assemblea di bilancio di Confagricoltura Bologna: il case study

L’assemblea di bilancio di Confagricoltura Bologna è un momento importante, in cui ai soci viene richiesto, come in ogni assemblea di questo tipo, di approvare il bilancio annuale della cooperativa. 

L’anno scorso, causa Covid ma anche per evitare agli agricoltori di spostarsi e sottrarre tempo prezioso alle attività agricole, particolarmente intense nel mese di giugno, l’assemblea di bilancio di Confagricoltura Bologna 2020 si è svolta online grazie al supporto della soluzione Full Remote di Digital Sustainability: vediamo insieme quali erano le esigenze specifiche del cliente, come si è svolta l’assemblea e quali sono stati i risultati ottenuti. 

Confagricoltura Bologna sceglie di affidarsi a Digital Sustainability  

Digital Sustainability offre il servizio di organizzazione eventi digitali già da prima dell’inizio della pandemia e dei relativi lockdown: per questo motivo, quando il distanziamento sociale ha reso gli eventi online una necessità e non più una delle opzioni, il nostro team era già preparato ad affrontare la situazione grazie al know how acquisito.

È stato in questo modo che Digital Sustainability ha acquisito Confagricoltura Bologna come cliente: avendo già organizzato assemblee virtuali per Confagricoltura Mantova, Modena, Parma ed Emilia Romagna, siamo stati contattati durante la pandemia anche dalla sede bolognese, che rispetto alle altre presentava delle esigenze specifiche. 

Vediamole. 

L’assemblea di bilancio di Confagricoltura Bologna: esigenze

L’esigenza di Confagricoltura Bologna era chiaramente quella di assicurare uno svolgimento senza intoppi della propria assemblea di bilancio online, offrendo a tutti i soci la possibilità di partecipare anche da remoto. 

Le principali perplessità degli organizzatori riguardavano la semplicità di utilizzo degli strumenti di videoconferenza, fino a quel momento praticamente sconosciuti alla maggior parte dei soci.

C’era poi la necessità di approvare il bilancio, quindi di utilizzare un sistema che consentisse ai soci di esprimere il proprio voto  per alzata di mano. 

Infine, il direttivo ha espresso l’esigenza di garantire la completa inclusività della seduta, quindi non solo un accesso facile all’assemblea virtuale ed un sistema di voto semplice da usare, ma anche il rispetto della netiquette prevista per un evento online, che chiaramente differisce da un evento in presenza. 

La riposta Digital Sustainability alle richieste di Confagricoltura Bologna

Sulla base di queste richieste Digital Sustainability ha elaborato una soluzione personalizzata per l’assemblea di bilancio di Confagricoltura Bologna che ha previsto non solo l’utilizzo e l’integrazione di vari software (per la videoconferenza e per il voto) ma anche un periodo di formazione all’utilizzo di questi software per i soci. 

Vediamola in dettaglio: 

• gestione Full Remote, che garantisce a tutti i membri di potersi collegare da remoto senza la necessità di organizzare una parte dell’evento in presenza 
• utilizzo di Zoom come software di videoconferenza data la facilità di utilizzo per i partecipanti, alcuni dei quali avevano già avuto occasione di utilizzarlo 
• votazione per alzata di mano tramite Zoom, che ha permesso la registrazione del voto espresso da tutti i partecipanti al fine della verbalizzazione
• servizio di regia televisiva, che ha permesso di scandire i tempi dell’evento, dando di volta in volta la parola ai soci nel rispetto della netiquette dell’assemblea
• modulo prova consistente in due sedute di formazione preliminare, di 2 ore ciascuna, durante le quali veniva offerta ai soci la possibilità di effettuare delle prove di connessione alla piattaforma Zoom, in modo da tutelare sia il diritto dei soci stessi di prendere parte all’assemblea di bilancio, sia gli organizzatori da una possibile contestazione riguardante l’impossibilità a collegarsi a causa dello strumento utilizzato

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